In un ambiente globalizzato e con una sempre più crescente quantità di legislazioni e regolamentazioni, diventa difficile per le organizzazioni rimanere aggiornate con i requisiti di conformità e il loro impatto sui processi aziendali. Allo stesso tempo, un'organizzazione richiede un ambiente di controllo interno forte, per assicurarsi che i loro processi siano efficienti e sicuri e supportare al meglio il raggiungimento degli obiettivi.
In questo contesto, è difficile per le organizzazioni apportare modifiche ai processi e alle politiche esistenti, così come alle procedure relative a tali processi, e tenere il passo con i requisiti di conformità attuali e nuovi.
Si può fare qualcosa per semplificare la sfida e mantenere la conformità in un ambiente di business dinamico?
Comprendere i processi e le operazioni aziendali per garantire la conformità
Molte organizzazioni hanno requisiti di conformità divisi in reparti diversi - compliance officer, internal controllers, ed internal auditor utilizzano spesso sistemi diversi, rendendo difficile per l'organizzazione gestire procedure e processi in un sistema e un'architettura così disorganizzati. La conformità in un ambiente aziendale e normativo dinamico richiede una comprensione completa dei processi aziendali, dei rischi e dei controlli interni. Sono i processi che devono rimanere conformi e protetti.
Un'organizzazione può essere smart nel cambiare i requisiti normativi, ma allo stesso tempo non in conformità con le leggi se non si riescono a mantenere i processi aziendali in linea con i requisiti in continua evoluzione e adattarli alle loro politiche, procedure e quadro di controllo.
Avere una vista a 360° della compliance
Per soddisfare e mantenere pienamente tutti i requisiti di conformità, l'organizzazione ha bisogno di una consapevolezza completa e di una comprensione olistica in tutta l'azienda dei requisiti di conformità che possono essere distribuiti tra sistemi, dipartimenti, processi, persone e dati. Per fare ciò, un'organizzazione deve anche avere piena visibilità sui rischi associati ai requisiti di conformità, così come i relativi controlli che li mitigano, per assicurarsi che siano contenuti a livelli accettabili in linea con la propensione al rischio aziendale.
L'importanza dei controlli interni, anche se non esclusivamente dedicati alla gestione della conformità normativa, è essenziale in quanto fornisce informazioni uniche ai professionisti della conformità per quanto riguarda il sistema di difesa dell'organizzazione. I responsabili della conformità possono facilmente sfruttare e integrare nel loro programma preziose informazioni riguardanti l'efficacia dei controlli interni forniti dai proprietari dei controlli.
Perché i controlli interni sono importanti per garantire la conformità in un'organizzazione?
Definizione e obiettivi del controllo interno
Il controllo interno, così come specificato dal COSO, è generalmente definito come un processo, effettuato dall'organo di governo, dalla direzione e da altri dipendenti della compagnia, volto a fornire una ragionevole garanzia riguardo al raggiungimento degli obiettivi riguardanti l'efficacia e l'efficienza delle operazioni, affidabilità della rendicontazione finanziaria e conformità alle leggi e ai regolamenti.
Il ruolo del controllo interno nella Compliance
Come detto in precedenza, il ruolo e il contributo del controllo interno in un'organizzazione è fondamentale per garantire lo stato di conformità, al fine di coprire potenziali vulnerabilità al rischio come la frode nel sistema di pagamento, conflitti di interesse, scarsa divisione dei compiti, ecc... A tal fine, il controllo interno e la conformità funzionano solitamente in coppia per garantire una reportistica accurata e la conformità alle leggi, ai regolamenti e alle diverse politiche. Questo sforzo congiunto avvantaggia anche i revisori interni, fornendo loro una visione condivisa sulle azioni di compliance.
Controlli interni efficaci sono quindi essenziali per raggiungere la conformità e devono essere incorporati nei processi e nelle procedure delle organizzazioni. Implementando elementi di controllo interno nel loro programma di conformità e testando regolarmente l'efficacia di specifici controlli interni legati alla conformità, le organizzazioni hanno l'opportunità di supportare gli obiettivi aziendali, in conformità alle normative e garantire quindi la resilienza operativa.
Le aziende che vogliono promuovere ulteriormente questo approccio di relazione simbiotica tra Controllo Interno e Compliance possono incorporare questi due componenti essenziali fin dalla fase di progettazione del processo.
Vantaggi dell'integrazione del controllo interno e della compliance nella progettazione dei processi
Ci sono molti vantaggi nell'incorporare il controllo interno e la conformità nei processi della tua organizzazione, tra cui:
- Evitare multe e danni alla reputazione
- Ridurre i costi di gestione delle attività di compliance in tutta l'organizzazione
- Minori costi nella preparazione dell'audit interno
- Riduzione dei costi operativi grazie alla standardizzazione
Un approccio proattivo consente all'organizzazione di rispondere rapidamente agli incidenti di conformità in tutta l'organizzazione senza gravi interruzioni per l'impresa nel suo complesso. Ciò consente, inoltre, all'organizzazione di soddisfare i requisiti normativi e di conformità senza difficoltà e di beneficiare di una supervisione olistica sull'intera azienda.
Funzionalità chiave richieste in un sistema che sfrutta il controllo interno e la conformità
La gestione della compliance normativa con un tool dedicato può aumentare l'efficienza e garantire la conformità agli obiettivi, alle politiche e alle procedure aziendali. Ci sono alcune funzionalità chiave che un tool dovrebbe coprire per garantire la conformità, migliorando l'efficienza dei dipendenti:
- Modellazione dei processi aziendali: definisci i tuoi processi aziendali e modella il loro funzionamento per capire come opera la tua organizzazione.
- Mappatura regolamentare dei processi: mappando gli obblighi normativi ai processi aziendali, al cambiare del regolamento, diventa più facile sapere quali processi aziendali devono essere rivisti.
- Repository centrale per memorizzare policy e regolamenti: una volta compresi i propri processi e gli obblighi normativi che devono essere rispettati, è possibile scrivere le politiche e le procedure per governare tali processi e memorizzarli in un repository centrale accessibile a tutte le parti interessate
- Mappatura dei rischi e dei controlli: mappare gli obblighi normativi e le politiche in base al registro dei rischi e del controllo interno permette di visualizzare come i rischi legati al mancato rispetto delle normative e delle policy siano efficacemente coperti dai controlli di conformità.
- Motore di valutazione della conformità: segue il monitoraggio e la valutazione dei controlli di conformità per garantire che i processi aziendali siano conformi ai requisiti e alle normative.
- Monitoraggio e notifiche: le normative sono in continua evoluzione e devono essere monitorate nel contesto delle operazioni e dei processi aziendali per informare gli stakeholder dedicati se è necessario implementare nuovi controlli interni o modificare i processi per soddisfare i nuovi requisiti.
- Audit trails: per essere in grado di fornire ai regolatori e alla direzione una tracciabilità completa delle iniziative e delle azioni di conformità.
