La partnership fa parte del MEGA University Program, che riguarda la concessione di licenze gratuite da parte di MEGA a studenti ed Università al fine di sensibilizzarli sul valore delle soluzioni di trasformazione digitale e preparali in modo pratico alle possibili applicazioni future di queste ultime. Nel caso di JEBO, le licenze erano relative alla soluzione HOPEX BPA - Business Process Analysis. L'obiettivo del progetto era quello di insegnare ai futuri laureandi come mappare i processi di business e comprenderne l'applicazione e l'utilizzo, applicando le loro conoscenze teoriche alla pratica. L'Università di Bologna di cui JEBO fa parte, eroga diversi programmi di laurea, pertanto l'associazione è composta da figure professionali differenti. Le licenze HOPEX sono state adottate dal dipartimento di Internal Audit, formato interamente da studenti che desiderano intraprendere una carriera professionale nel campo dell'Audit.
Un anno dopo la collaborazione, abbiamo intervistato il laureando Sean Morris, responsabile della revisione, per avere una comprensione maggiore del progetto, dei risultati e delle possibilità future che l'uso dello strumento ha creato per gli studenti.
Come la Junior Enterprise di Bologna usa il Business Process Analysis per ottenere una visione a 360° sui processi interni
Business Process Analysis è una metodologia che consiste nell'analizzare i processi interni di un'organizzazione per avere una comprensione chiara di come questa funzioni e quali azioni sia possibile intraprendere per ottimizzarne l'efficienza.
Più grande è un’organizzazione, più importante è l'implementazione di una soluzione di Business Process Analysis. JEBO è composta da cinque diversi dipartimenti, tutti gestiti interamente da studenti: Risorse Umane, Audit, Comunicazione & IT, Marketing, e Vendite & Legal. Parte del loro processo di apprendimento consiste nell’offrire servizi di consulenza di marketing digitale alle imprese che fanno parte della loro rete.
JEBO aveva appena attraversato un periodo di crescita ed espansione della sua organizzazione interna, e aveva bisogno di un modo per rafforzare e stabilizzare le attività che rendevano possibile questo sviluppo. Poiché l'associazione è gestita interamente da studenti, pur dando sempre priorità ai loro studi, avevano la necessità di avere una chiara visibilità sui loro processi interni per tenere sotto controllo tutte le attività e ridurre il loro time-to-value.
L’adozione della soluzione di HOPEX Business Process Analysis consisteva in due step fondamentali:
1. Formazione
2. Operations
Step 1, tutti gli studenti del dipartimento di Audit di JEBO hanno ricevuto una formazione intensiva di HOPEX, tenuta direttamente dal team Servizi e Vendite di MEGA. Lavorando insieme al team MEGA, JEBO è stata in grado di definire il Narrative di processo, un documento organizzativo che riassume tutte le principali attività che dovrebbero essere incluse nei Processes del Business. Una volta finalizzato, ha permesso a entrambe le parti di costruire un modello dati appropriato che avrebbe soddisfatto le esigenze di JEBO e che sarebbe stato poi caricato direttamente in HOPEX.
Step 2, le attività operative consistevano nella mappatura dei processi interni di JEBO. Come Junior Enterprise le loro principali attività interne consistono nel reclutare nuovi membri dell'associazione, sia studenti che nuove aziende interessate a diventare parte della loro rete di partner, esecuzione di progetti e redazione e revisione di accordi legali. Tutti i processi menzionati sono stati mappati usando HOPEX Business Process Analysis ed esportati usando i report automatici creati dalla piattaforma sulla base del modello concordato.
Comprendere le tecniche di gestione dei processi aziendali e assicurare l'allineamento con la trasformazione strategica
"Le nostre aspettative erano molto semplici: trovare un modo semplice per registrare, mappare e analizzare i processi che compongono la nostra routine quotidiana" - Sean Morris, Head of Audit
Come dichiarato da Sean, l’obiettivo principale che JEBO voleva raggiungere con la soluzione era quella di comprendere come analizzare i processi e creare flussi di processi di business che fossero affidabili, completi e in grado di fornire valore aggiunto all'organizzazione. La Business Process Analysis permette agli utenti di progettare, mappare, ottimizzare e trasformare i processi aziendali. Più specificamente, JEBO ha annoverato HOPEX nella lista di strumenti utilizzati dal dipartimento di Internal Audit dell'associazione.
L'obiettivo chiave dell'utilizzo di HOPEX Business Process Analysis era quello di ottenere visibilità e comprensione sul business, creando un flusso di informazioni su come il lavoro viene svolto nell'organizzazione, come sono strutturati i processi interni, e quali sono le inefficienze e/o i problemi nella loro organizzazione. L'obiettivo di JEBO era quello di promuovere il miglioramento, identificare gli elementi dannosi in un'organizzazione e imparare a migliorare i processi aziendali per renderli più sostenibili ed efficienti. Tutto questo con l'intenzione di promuovere l'innovazione e il cambiamento per aiutarli a crescere e andare avanti, trasformando digitalmente la loro organizzazione.
HOPEX è stato finora utilizzato solo per la mappatura standardizzata dei processi interni svolti dal dipartimento di Audit. D’altronde Sean ha ammesso di non aver ancora sfruttato appieno le potenzialità dello strumento, essendo nelle fasi iniziali del loro progetto. Il loro utilizzo principale riguarda soprattutto la mappatura dei processi aziendali, con il principale risultato di "aver creato un metodo affidabile, personalizzato e basato sugli standard della BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) di mappatura e analisi dei processi interni dell'associazione JEBO".
Next step: Concentrarsi sull’ottimizzazione dei processi e dei controlli
Nei prossimi mesi JEBO darà uno sguardo alle altre caratteristiche principali offerte dalla soluzione HOPEX Business Process Analysis. In particolare, si concentreranno sulla mappatura dei rischi, l'ottimizzazione dei processi e l'implementazione dei controlli.
Sulla base dell'utilizzo di JEBO di HOPEX Business Process Analysis, gli studenti hanno potuto valutare l'importanza di implementare una soluzione di Business Process Analysis nella strategia di trasformazione aziendale, sottolineando l'importanza dell'implementazione di un progetto di Business Process Analysis, anche per organizzazioni come JEBO, o nuove imprese in crescita che abbiano ancora spazio per crescere e migliorare, verso un approccio digitale e automatizzato della trasformazione.
La Junior Enterprise di Bologna crede che HOPEX abbia aggiunto un grande valore strategico per l'organizzazione, soprattutto per le future scelte e decisioni di business che dovrà prendere. JEBO è certa che HOPEX sarà di grande utilità per l'eliminazione di passaggi ridondanti o inefficienti nel lavoro quotidiano che svolgono, aiutandoli ad ottimizzare i loro processi e a crescere nel loro insieme. Senza l’utilizzo di HOPEX BPA sarebbero diversi passi indietro nell'automazione e standardizzazione dei processi e nel miglioramento dell'efficienza.
Secondo JEBO, HOPEX è uno strumento integrato e completo, che copre i bisogni del Business Process Modeling in maniera semplice e intuitiva per l’architetto, pur permettendo una sufficiente personalizzazione in base alle esigenze dell'organizzazione.
