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Cos’è l’Application Portfolio Management (APM)?
L’Application Portfolio Management (APM) è un processo che aiuta le organizzazioni ad identificare e gestire le loro applicazioni. Si tratta di comprendere i vari componenti del portafoglio applicativo, tra cui hardware, software, infrastrutture e servizi. Inoltre, l’APM può aiutare ad identificare le opportunità di risparmio sui costi eliminando applicazioni ridondanti o inutili.
Infine, l’APM consente alle organizzazioni di monitorare l'efficacia delle loro applicazioni e garantire che soddisfino le esigenze degli utenti. Sfruttando l'APM, le aziende possono allocare al meglio le risorse e migliorare l'efficienza del proprio ambiente IT.
Dare un senso alle strategie di gestione del portafoglio applicativo
Il tool APM gestisce l'intero ciclo di vita delle applicazioni di un'organizzazione, dallo sviluppo all'implementazione alla manutenzione. Fornisce visibilità sulle prestazioni delle applicazioni esistenti e la capacità di svilupparne di nuove in modo più rapido ed efficiente. L’APM consente alle organizzazioni di comprendere meglio il loro panorama applicativo, dare priorità agli investimenti e identificare le aree di miglioramento.
Aiuta quindi ad identificare quali applicazioni siano più critiche per il successo aziendale e fornisce informazioni su come tali applicazioni possano essere ottimizzate per ottenere risultati migliori. Identificando le app ridondanti o obsolete, l’APM può aiutare le organizzazioni a risparmiare tempo e risorse semplificando le operazioni e rimuovendo le applicazioni senza valore aggiunto dai loro portafogli.
L'APM, in definitiva, fornisce alle organizzazioni una panoramica completa del loro portafoglio applicativo per ottimizzare le prestazioni e il valore.
Perché la gestione del portafoglio applicativo è importante?
L’Application Portfolio Management è uno strumento prezioso per qualsiasi organizzazione che ha a che fare con un’importante complessità associata all’utilizzo di più applicazioni.
Padroneggiando la complessità di più applicazioni, le organizzazioni possono garantire che i loro sistemi funzionino sempre in modo efficiente ed efficace. L’APM aiuta ad identificare e segnalare i problemi di prestazioni all'interno di un'applicazione in modo che il personale IT possa individuarli e agire per porvi rimedio. Inoltre, l’APM può aiutare a identificare potenziali colli di bottiglia prima che diventino problemi importanti, consentendo soluzioni proattive che possano far risparmiare tempo, denaro e risorse.
Le sfide dei dipartimenti IT
Maggiore complessità e mancanza di flessibilità
I dipartimenti IT sono spesso gravati da applicazioni provenienti da fusioni e acquisizioni passate, espansione geografica o crescita organica. Queste applicazioni sono state accumulate senza una roadmap pianificata; molte sono ridondanti, sottoutilizzate o obsolete. Ciò si traduce in complessità e perdita di agilità, impedendo ai dipartimenti IT di supportare i nuovi progetti di business.
Costi e rischi IT in crescita
Oltre ad aumentare i costi di manutenzione IT, queste applicazioni possono indurre obsolescenza o rischi di non conformità. In molti casi, i team IT possono ridimensionare queste applicazioni solo con una precisa conoscenza del valore aziendale. Non possono valutare l'impatto del cambiamento quando si aggiunge o si rimuove un'applicazione. Potrebbero anche aver bisogno di aiuto per la migrazione delle applicazioni dall'on-premise al cloud.
Nessun archivio centrale per memorizzare le informazioni sulle app
L'utilizzo di fogli di calcolo Excel o di soluzioni di gestione del portafoglio locali è prezioso e flessibile quando si inizializza un progetto di razionalizzazione delle applicazioni o per un esercizio una tantum. Tuttavia, diventano limitati per un utilizzo ripetuto e a lungo termine, scontrandosi con gli obiettivi di razionalizzazione.
“CIOs understand that cost optimization initiative is important for the efficient delivery of IT services, but often struggle to maintain momentum and end up in a repeated cost-cutting cycle.” (Gartner, Three-Year Roadmap for Cost Optimization, 2019)
Per approfondire, leggi i principali vantaggi di APM.
Perché le organizzazioni hanno bisogno di tool APM?
Ottieni visibilità su tutte le applicazioni utilizzate nell'organizzazione
- Crea, in un unico archivio, un inventario completo delle applicazioni
- Ottieni una visione chiara di come le attuali applicazioni supportino il business
- Identifica e riduci i rischi
- Istituisci un processo formale per l’approvazione delle nuove applicazioni
Fai una valutazione del portafoglio applicativo per identificare i progetti di razionalizzazione
- Comprendi come e dove vengono utilizzate le attuali applicazioni e da chi
- Identifica le applicazioni ridondanti
- Identifica le applicazioni critiche e quelle da ritirare o modernizzare
- Analizza l'impatto del cambiamento
Trasforma le applicazioni per consolidare il panorama applicativo
- Riduci i costi delle applicazioni
- Migliora l'allineamento aziendale
- Mantieni i sistemi IT flessibili per i nuovi progetti di business
- Stabilisci una migliore governance sul portafoglio applicativo
Metodologia: ottieni risultati ottimali con le best practices di gestione del portafoglio applicativo
La creazione e la gestione di un portafoglio applicativo efficace è uno sforzo impegnativo che è essenziale per qualsiasi organizzazione. Con la corretta pianificazione, le risorse e le migliori pratiche, le aziende possono garantire che i loro portafogli applicativi siano ben gestiti e aggiornati sulle loro esigenze. Di seguito è riportata una panoramica delle migliori pratiche per un APM efficace.
Come iniziare con un tool APM?
L'apprendimento e la padronanza di un tool APM può inizialmente sembrare difficle, ma l’obiettivo è il contrario, ovvero che non sia complicato. La chiave del successo è scomporre il processo in passaggi facilmente gestibili. Con pochi semplici passaggi, puoi padroneggiare l'APM in modo rapido ed efficace.
1º step: Eseguire l'inventario IT
Con l’APM, i dipartimenti IT creano un inventario dettagliato delle loro risorse, tra cui applicazioni, tecnologie, flussi di dati e funzionalità aziendali, per fornire una visione completa del loro panorama IT. Sulla base di questo inventario, possono collegare funzionalità, applicazioni e tecnologie aziendali per eseguire analisi degli impatti. Possono anche aggiungere altre prospettive, come i costi delle applicazioni, implementazioni, cicli di vita, processi supportati e rischi.
Inventario delle applicazioni sotto molteplici prospettive.
A. Definire ruoli e responsabilità
Gestire l'inventario di applicazioni e tecnologie è un lavoro di squadra. In genere sono coinvolte diverse categorie di parti interessate e la portata delle loro responsabilità varia da un'organizzazione all'altra. I ruoli tipici includono:
- Gli application portfolio managers monitorano il portafoglio, forniscono informazioni affidabili e lavorano con i proprietari delle applicazioni e della business line per mantenere i dati aggiornati.
- I technology portfolio managers si occupano delle risorse tecnologiche, monitorano l'obsolescenza della tecnologia e identificano quando sono necessarie modifiche.
- Gli application owners, che gestiscono una o più applicazioni, forniscono informazioni commerciali e tecniche aggiornate sulle loro applicazioni per l'inventario e monitorano le prestazioni delle stesse.
- I business owners forniscono informazioni sul valore aziendale dell'applicazione e la loro soddisfazione attraverso sondaggi.
- Gli IT owners forniscono informazioni sull'idoneità tecnica di un'applicazione attraverso indagini. Ad esempio, possono descrivere il livello di complessità dell'architettura richiesto da un'applicazione.
B. Pianificare e preparare la raccolta dei dati definendo quali siano necessari
Prima di tutto si dovrebbero raccogliere le informazioni sull'applicazione, creare oggetti di riferimento corrispondenti collegati alle stesse, tra cui struttura organizzativa e del sito, funzionalità aziendali, linee di business e processi aziendali.
Definisci l'ambito dell'inventario, compresi i sistemi applicativi, le applicazioni, le tecnologie, la struttura del portafoglio e i suoi criteri. Per fare una lista, sarebbe utile prendere come riferimento questi elementi specifici:
- Come le applicazioni supportano le attività aziendali (linee di business, processi aziendali, capacità di business)
- Come le applicazioni interagiscono tra loro attraverso flussi di dati
- Dove vengono implementate applicazioni e tecnologie (filiale aziendale, sito, server, consumatori)
- Costi delle applicazioni, inclusi costi ricorrenti, non ricorrenti, di manutenzione e di manodopera
- Cicli di vita delle applicazioni e relative implementazioni
C. Raccogliere i dati
È essenziale accelerare e automatizzare il processo di raccolta in quella fase. Puoi utilizzare e configurare le API per collegare e recuperare i dati da soluzioni di terze parti disponibili nella tua organizzazione. Il processo di raccolta può anche essere sottoposto alle parti interessate che forniranno informazioni accurate sulle loro applicazioni. È fondamentale accelerare e automatizzare il processo di raccolta in questa fase.
- Identifica le fonti di informazioni esistenti, come fogli di calcolo, CMDB, tool APM esistenti, tool di gestione delle risorse IT e qualsiasi processo di raccolta esistente (ad esempio, indagini via e-mail o web).
- Raccogli i dati aziendali utilizzando un approccio collaborativo (crowdsourcing) con i principali stakeholder e inserisci tutte le informazioni in un archivio centralizzato per l'uso da parte di tutta l’azienda.
- Progetta e invia questionari pertinenti alle diverse parti interessate, compresi i proprietari delle applicazioni.
- Convalida il processo di raccolta dei dati e le informazioni raccolte controllando l'accuratezza delle stesse.
D. Arricchisci l'inventario dei dati delle applicazioni
Una volta effettuata la raccolta iniziale dei dati, ci sono diversi modi per arricchire l'inventario delle applicazioni: ad esempio, collegando le funzionalità aziendali alle applicazioni e le stesse alle tecnologie sottostanti, definendo i cicli di vita delle applicazioni, flussi di dati, costi e implementazioni.
- Mappa le funzionalità aziendali per ottenere un quadro chiaro dello stato attuale da una prospettiva di business. Collega le applicazioni alle funzionalità aziendali per visualizzare le applicazioni che le supportano.
- Mappa le tecnologie sottostanti alle applicazioni per ottenere una migliore comprensione dell'idoneità tecnica di quest’ultima.
- Mappa i flussi di dati tra applicazioni
- Mappa le implementazioni di applicazioni nei diversi dipartimenti dell’azienda
- Identifica i cicli di vita delle applicazioni e le loro implementazioni
- Col passare del tempo, identifica i costi delle applicazioni, inclusi i costi di manodopera, infrastrutture, licenze e servizi.
Scopri come le applicazioni supportano le funzionalità aziendali nel tempo.
In questo esempio, la tecnologia NET Framework 4.8 supporta le applicazioni elencate sulla destra.
Monitorare i flussi di dati tra le applicazioni aiuta a comprendere lo sforzo necessario per rimuovere o aggiornare un'applicazione.
Ottieni un quadro chiaro delle implementazioni delle applicazioni.
Visualizza i cicli di vita delle applicazioni, l'implementazione e i cicli di vita delle tecnologie sottostanti.
Identifica e capisci i costi delle applicazioni.
E. Definisci il processo di approvazione per le nuove applicazioni e tecnologie
Una volta eseguito l'inventario del panorama IT, costruisci un processo di approvazione formale per le nuove applicazioni e tecnologie, così che il tool APM diventi l'unica fonte di verità per applicazioni e tecnologie.
2º step: Analizza il portafoglio applicativo per identificare le applicazioni da rimuovere o modernizzare
L’Application Portfolio Management (APM) consente ai leader IT di valutare le loro applicazioni e ottenere una visione consolidata del loro portafoglio applicativo utilizzando vari fattori come costi, cicli di vita e implementazioni.
Possono anche inviare questionari agli IT e business owners per misurare il valore di business e l'efficienza tecnica delle diverse applicazioni legacy. Attraverso questa valutazione, i leader IT possono prendere decisioni basate su informazioni precise per eliminare alcune applicazioni che non si adattano più alla strategia dell'azienda o modernizzare le applicazioni con un valore commerciale sostanziale, ma con scarsa idoneità tecnica. Essi possono anche decidere di esternalizzare alcune applicazioni che sono troppo costose da mantenere, ma ancora vitali per i processi aziendali.
A. Analisi obiettiva della gestione
In questa fase è possibile eseguire un'analisi obiettiva sulla base dei dati raccolti per valutare il portafoglio di applicazioni. Vi darà una prima visione del valore delle vostre applicazioni.
- Utilizzando i dati raccolti, le applicazioni possono essere valutate sulla base di KPI oggettivi come ciclo di vita, costi, rischi, tecnologie di supporto e dipendenza dai fornitori.
- Allinea le applicazioni alle capacità aziendali per garantire che la roadmap IT supporti gli obiettivi delle organizzazioni e aiuti a raggiungere gli obiettivi aziendali.
- Identifica ridondanze e applicazioni che richiedono attenzione nelle mappe delle capacità aziendali.
Mostra i risultati delle valutazioni delle applicazioni nelle mappe delle capacità aziendali.
B. Analisi soggettiva dell’esecuzione
L'analisi soggettiva viene effettuata dagli stakeholder che valutano il valore commerciale e l'efficienza tecnica delle loro applicazioni. I questionari vengono inviati a business e IT owners e ad altre parti interessate che forniscono le informazioni richieste. Anche in questo caso, la valutazione può essere crowdsourcing con il gestore del portafoglio a coordinare il tutto.
Invia questionari a business e IT owners per valutare le loro applicazioni.
C. Classifica le applicazioni
La classificazione delle applicazioni è realizzata consolidando i punteggi e incrociando i KPI. Questa analisi garantisce che gli investimenti e le risorse più importanti siano focalizzate sulle applicazioni più critiche e diventino quindi le prime raccomandazioni per migliorare il portafoglio.
Le applicazioni possono essere classificate in quattro categorie:
- Eliminare: applicazioni con poco valore per l'organizzazione o impatto sul business, come quelle raramente utilizzate, sostituibili da qualsiasi applicazione esistente, o con elevati costi di manutenzione
- Tollerare: applicazioni con carenze funzionali e basso valore aziendale ma senza problemi tecnici o bassi costi di manutenzione
- Modernizzare: applicazioni che aggiungono valore reale al business ma con scarse prestazioni operative. Non riescono a soddisfare gli standard tecnologici, richiedono aggiornamento della piattaforma applicativa o necessitano di una revisione del codice (con la possibilità che possano essere anche migrate in cloud)
- Investire: alto valore per il business o alta efficienza tecnica
Classificazione delle applicazioni.
3º step: trasforma il portafoglio applicativo per ridurre i costi e aumentare la flessibilità
L'ultimo step del processo è quello di avviare e dare priorità ai progetti di trasformazione in base alle applicazioni identificate, da rimuovere o modernizzare. Creare un business case che spieghi l’obiettivo del progetto, come supporta gli obiettivi aziendali, i relativi costi, una timeline, e possibili rischi è essenziale per consentire ai decisori di avere informazioni precise e prendere decisioni ponderate.
I progetti sono prioritari in base al loro allineamento con gli obiettivi di business e i criteri sopra definiti. Una volta messi in ordine di priorità, i progetti possono essere inseriti in un calendario, creando così la nostra tabella di marcia. Con una chiara roadmap, i leader IT possono visualizzare in modo completo tutti i progetti di modernizzazione e pianificare di conseguenza risorse e budget.
A. Creare progetti di razionalizzazione (ritiro, modernizzazione)
Attraverso la valutazione del portafoglio applicativo sono stati quindi individuati progetti di razionalizzazione. I relativi progetti devono ora essere creati come primo passo per la trasformazione del panorama delle applicazioni.
- Crea un portafoglio IT di potenziali progetti di trasformazione basati sull'identificazione delle applicazioni da rimuovere o modernizzare.
- Costruisci un business case elencando i benefici delle prestazioni operative e la riduzione dei costi.
- Collega i progetti alle capacità aziendali per valutare l'impatto del progetto sugli obiettivi aziendali e strategici.
- Comprendi l'impatto del ritiro di un'applicazione dal portafoglio monitorando i flussi di dati tra le applicazioni e le funzionalità rimosse.
B. Assegna le priorità ai progetti di razionalizzazione utilizzando scenari what-if
Poiché tutte le attività non possono essere eseguite contemporaneamente, è essenziale assegnare prima le priorità. La priorità può essere eseguita in base ai criteri definiti. Si consiglia inoltre di eseguire un'analisi dello scenario what-if combinando più progetti per dare priorità al miglior mix di progetti.
- Dai priorità ai progetti in base a vari fattori, come il ROI, le risorse, le scadenze, i rischi e l'allineamento strategico.
- Crea scenari what-if basati su un mix di progetti diversi.
- Crea una roadmap IT che includa i progetti di trasformazione pianificati.
Confronta e dai priorità agli scenari di trasformazione sulla base di più criteri.
Roadmap IT che comprende progetti di trasformazione attuali e futuri.
Best practice per la gestione del portafoglio applicativo per ottenere risultati ottimali
Strategie chiave per ottimizzare il tuo portfolio di app:
- Evita la fretta - per un approccio costante e misurato alla creazione di un Portfolio Management, e ancora più in generale di una pratica di Enterprise Architecture, è essenziale portare la più ampia comunità di stakeholder lungo il percorso per aiutarli a capire come la maturità aumenti nel tempo.
- Crea un team APM di base e assegna ruoli e responsabilità chiare
- Crea un comitato esecutivo che definisca e monitori l'inventario, stabilisca gli standard tecnologici e identifichi i cambiamenti aziendali o tecnologici significativi che potrebbero avere un impatto sul portafoglio di applicazioni e sui piani di trasformazione
- Garantisci che i dati vengano popolati accuratamente e aggiornati regolarmente
- Evita l'integrazione con altre soluzioni troppo presto, vale a dire CMDB, Service Manager, e Discovery Tools (SCCM, DDMI).
- Concentrati sulle metriche dei dati cruciali in un primo momento, allargando poi l'analisi, se necessario
- Istituisci KPI pertinenti agli obiettivi operativi e strategici
- Imposta obiettivi quantificabili (ad esempio una riduzione del 10% dei costi di manutenzione delle applicazioni all'anno)
- Utilizza dashboard adatte per ogni stakeholder, come i report sui costi per i CIO e le valutazioni di portafoglio per i gestori degli stessi.
- Implementa un piano di comunicazione condividendo la visione con la più ampia comunità di stakeholder.
Utilizza i cruscotti per monitorare gli indicatori critici come i costi, l'applicazione in base al suo stato (in produzione, ritirata), e la percentuale di completamento dell'inventario delle applicazioni.
Informazioni chiave per un’efficace gestione del portafoglio applicativo
L'APM non è un semplice inventario; è un'unica fonte di verità in cui le applicazioni sono descritte da molteplici prospettive, fornendo una comprensione completa del panorama IT dell'organizzazione. Grazie a questa maggiore visibilità, i leader IT possono identificare le applicazioni da rimuovere o modernizzare eseguendo analisi di impatto e inviando questionari ai diversi stakeholder.
Nel complesso, una pratica APM aiuterà i leader IT a massimizzare la loro governance del portafoglio applicativo, garantendo al contempo che i sistemi IT siano pronti ad abbracciare nuovi progetti di business. Aiuterà quindi le organizzazioni a riprendere il controllo del loro panorama applicativo, con un conseguente aumento dell'agilità e una riduzione dei costi.
Conclusioni
In conclusione, la gestione del portafoglio applicativo è uno strumento prezioso per qualsiasi organizzazione. Supporta l'ottimizzazione dell'allocazione delle risorse, l'allineamento degli obiettivi strategici e il miglioramento dei processi di sviluppo. Soprattutto, fornisce ai responsabili delle decisioni un quadro chiaro del panorama applicativo per utilizzare al meglio le risorse e migliorare le prestazioni. Con queste informazioni, le organizzazioni possono prendere decisioni valide che andranno a beneficio della loro attività nel corso degli anni.
Infografica: Come scegliere un tool APM
