Le plan stratégique de Pôle Emploi est fortement digital. Focalisé sur le multicanal et la valorisation des données, il s’accompagne d’une évolution des cultures, des pratiques et des compétences. La DSI est constituée de 1400 collaborateurs internes répartis sur 14 sites en France, ce qui ne facilite pas toujours la coopération. Depuis plusieurs années, elle met en œuvre le framework SAFe ® d’Agilité à l’échelle.
Dès 2010, Pôle Emploi adopte l’agilité via la pratique de Scrum par des équipes d’environ 7 personnes. Les résultats sont probants, mais les limites se font vite sentir. Pour les projets importants, il faut aligner plusieurs équipes et plusieurs Business Unit sur des priorités communes.
De plus, c’est bien d’être agile sur le développement, mais l’objectif vise plus loin : la mise à disposition du produit auprès du client final. À ce stade, Pôle Emploi est convaincu qu’il faut passer sur l’agilité à l’échelle et choisi le framework SAFe ®.
Les essentiels de SAFe ®
Derrière l’agilité, il y a la culture et notamment les principes du Lean comme la vision systémique, la construction par petits lots avec une boucle courte d’apprentissage, la posture du management, … Les neuf principes de SAFe® permettent de mettre en œuvre les 60 pratiques du framework.
Dans SAFe®, le TRAIN est une organisation pérenne constituée de 50 à 125 personnes occupées à délivrer de la valeur en continu. Le TRAIN fabrique à la cadence d’un Program Incrément (PI) ce qui correspond à une période de temps de 4 à 5 itérations (itération à l’échelle). Par contre, le TRAIN délivre à la demande, c’est-à-dire quand l’utilisateur estime que l’incrément produit est valide et que les utilisateurs sont prêts.
Au niveau le plus bas, on trouve les équipes Agile en Scrum ou Kanban avec des pratiques d’ingénierie issues de l’Extrême Programing, …
Au-dessus, le niveau « Program », correspond à une équipe d’équipes Agile dont l’objectif est de coordonner et d’aligner l’ensemble des équipes sur des objectifs communs (vision et roadmap). Le niveau program s’appuie sur trois rôles :
- Le Release Train Engineer (RTE) qui est un facilitateur agile à l’échelle, une sorte de super Scrum Master
- Le Product Manager qui porte le Backlog et l’ensemble des exigences Métier
- L’Architecte qui porte toutes les facettes de l’architecture du TRAIN (technique, applicative, fonctionnelle, processus et métier).
Qu'est-ce que la méthode SAFe ® ?
Rapidement, les trois pratiques essentielles de SAFe® s’imposent :
- Le PI Planning - pour Program Increment Planning - est un grand moment de collaboration, de planification et d’engagement des équipes sur des objectifs de PI
- Le System Demo qui consiste en une présentation à chaque fin d’itération de la vue intégrée de toutes les nouvelles fonctionnalités livrées par l’ensemble des équipes (se fait en plus des démos d’équipes)
- L’Inspect and Adapt est le moment d’analyse des pratiques dans une optique d’amélioration continue
Le PI planning regroupe l’ensemble des personnes intervenant dans le train ainsi que les parties prenantes (métier, clients) pendant deux jours au cours desquels la planification du PI (program incrément) est réalisée de manière collaborative avec le Client, l’architecte et l’ensemble des équipes qui s’engagent sur des objectifs de PI qui traduisent des bénéfices attendus.
Au-delà de 125 personnes en parallèle, il faut envisager des niveaux d’organisation supérieurs. Le niveau « Large Solution » va coordonner plusieurs TRAINs autour d’une même chaîne de valeur. Le triptyque de pilotage est similaire au précèdent.
L’ensemble s’articule autour d’un référentiel : le « Solution Intent ». Cette base de connaissance représente ce qu’on veut développer et ce qui est déjà développé. La modélisation est indispensable à ce stade, avec des outils comme HOPEX qu’utilise Pôle Emploi sur l’architecture applicative.
Le niveau « Portfolio » est le plus haut niveau de SAFe®. La logique de production reste le flux continu et l’architecte d’entreprise doit s’assurer que les évolutions sont alignées avec les thèmes stratégiques.
À ce stade, le budget est capacitaire dans le sens où des processus métier vont financer indirectement des évolutions et donc des TRAINs.
Le rôle de l'architecture dans SAFe®
Les livrables des initiatives sont de deux catégories : les « Features » qui portent les évolutions métier et les « Enablers » qui délivrent des capacités techniques qui supporteront notamment les évolutions métier.
Le rôle de l’architecte évolue avec l’agilité à l’échelle, car il doit ajuster en continu l’architecture intentionnelle et l’architecture émergente.
La première est celle que l’architecte produit habituellement et qu’il vise à faire respecter. Son seul objectif est de pérenniser les investissements. La seconde est produite par les équipes agiles elles-mêmes.
L’architecte ne doit pas bloquer cette architecture émergente pour encourager l’innovation. L’ensemble doit s’équilibrer en juste-à-temps pour construire la Piste d’architecture. C’est la Piste d’architecture qui fait vraiment décoller les projets et la vélocité des équipes.
L’architecte va donc devoir collaborer avec les équipes Agile, mais aussi avec les personnes transverses comme les responsables de Portfolio, les Product Managers, les membres du System Team en charge de l’intégration continue … Il est au centre du dispositif.
Le programme de déploiement mis en place par Pôle Emploi
Dès 2012, Pôle Emploi s’intéresse à SAFe® et profite en 2015 du programme stratégique de refonte du Parcours du demandeur d’emploi (+ 10.000 JH) pour déployer le premier TRAIN et son PI Planning.
L’alignement stratégique et la dynamique d’équipe fonctionnent vraiment bien et deux autres TRAINs démarrent sans tarder. Depuis, tous les programmes d’envergure de la DSI sont lancés avec SAFe®.
Le programme de déploiement s’appuie sur cinq axes :
- La démonstration de l’intérêt par les résultats
- La formation des personnes et leur certification
- La capitalisation des pratiques
- La mise en œuvre assistée avec des outils, dont la gestion du backlog à l’échelle et la gestion de l’architecture applicative (avec HOPEX!)
- La communication interne et externe
A ce jour, neuf TRAINs circulent chez Pôle Emploi ce qui représente environ 600 personnes. Ils concernent des programmes sur les processus Métier de refonte et d’évolution ou des projets techniques.
La dernière enquête interne présente un niveau de satisfaction très positif, malgré un point d’attention sur la qualité. Une chose est sure : personne ne voudrait revenir en arrière. C’est une bien meilleure preuve d’efficacité que toute étude quantitative qui se révèle impossible à mener.
Aujourd’hui, les axes de progrès prioritaires de la DSI de Pôle Emploi sur le déploiement de SAFe® concernent :
- L’élargissement des relations avec les Métiers,
- L’intégration des pratiques Lean Startup/UX,
- Le déploiement du niveau Portefeuille,
- Une meilleure urbanisation des TRAINs pour mieux les articuler entre eux
- L’amélioration du DevOps …
Bien sûr, il reste du chemin à parcourir, mais la route est belle !
Ces propos de Didier Drouin – coach agile au sein de la DSI Pôle Emploi – ont été retranscrits et synthétisés par Alain Guercio, consultant chez MEGA International.
Pour voir la vidéo complète du retour d'expérience de Didier Drouin de Pole Emploi et découvrez également le retour d'expérience de Maud Brevet du groupe Sodiaal sur son projet
d'architecture agile.
Pour en savoir plus sur nos solutions HOPEX d'Architecture d'Entreprise.
