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Mit Technology Business Management zur IT-Kostentransparenz

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Entscheidungen über IT-Rationalisierungs- oder Transformationsprojekte werden von Portfoliomanagern auf der Grundlage von Kennzahlen getroffen. 
Die Applikationskosten, eine der wichtigsten Kennzahlen hierfür, liegt den Entscheidern in Unternehmen oft nur auf Basis von groben Schätzungen und nicht exakt, on demand, vor.

Im schlimmsten Fall führt dies zu zu falschen unternehmerischen Entscheidungen, wie z.B.: 

 

  • Projekte werden umgesetzt, welche nicht die erhofften Resultate erbringen, z.B. Einsparungen
  • Investitionen werden zurückgestellt, weil Einsparungsoptionen durch den Betrieb von Applikationen nicht betrachtet werden 
  • IT-Kosten werden mit einer großen Unschärfe auf Fachbereiche umgeschlagen, oder bei gemeinsam genutzter IT durch z.B. Tochterunternehmen nicht korrekt verrechnet. 


Ein Grund hierfür ist, dass die Kosten der IT meist nur mit viel administrativem und individuellem Aufwand erfasst werden und keinem ganzheitlichen Ansatz folgen. Zwar haben einige Bereiche, wie z.B. IT-Servicemanagement oder Portfoliomanagement ihre eigenen Methoden entwickelt, um die Kosten für sich oder ihre Kunden zu strukturieren, diese sind aber nicht übergreifend erfasst oder vergleichbar strukturiert. Zudem dienen sie nur dem konkreten Zweck, für die sie erfasst oder benötigt wurden. 

Eine einheitliche und übergreifende Kostentransparenz ist auf diesem Wege nicht gegeben.


Kritisch wird es dann, wenn die Zahlen der Jahresbudgetplanung von Applikationsverantwortlichen und Portfoliomanagern nach unterschiedlichen Methoden zusammengestellt und berichtet werden. Die Erhebung der Daten ist ohne einheitliche Methode sehr zeitintensiv und es kommt bei jeder zusätzlichen Zusammenführung bzw. Verdichtung der Daten zu neuen Unschärfen. Dies führt automatisch dazu, dass mit künstlichen Puffern in Budgets gearbeitet wird. Als Folge dessen ist es umso schwerer geplante Budgets gegenüber der Finanzabteilung und den höheren Ebenen im Unternehmen zu begründen und den tatsächlichen Wert der IT aufzuzeigen.


Nur wenn die genauen Kosten auf detaillierter Ebene bekannt sind, können Budgets realistisch geplant und Entscheider in die Lage versetzt werden, aussagekräftige Vergleiche durchzuführen. D.h. wenn die Stückkosten der Applikationen und IT-Services (z.B. interne und externe Wartungskosten, Lizenzkosten, Betriebskosten etc.) im Detail bekannt sind.


Gelöst werden diese Probleme mit der Einführung eines IT Financial Managements. Hier hat sich die Disziplin Technology Business Management (TBM) bewährt.
TBM ist die IT-Management Disziplin, die sich ganzheitlich mit dem Management der IT-Kosten beschäftigt. Sie ermöglicht transparent und nachvollziehbar den Wert der IT anhand der real angefallenen Kosten zu bestimmen und beziffert jede IT-Leistung mit einem Preisschild. Ein TBM schafft so eine faktenbasierte Grundlage, um über IT-Kosten, Investitionen und Budgets zu sprechen. 

 

Welche Ziele verfolgt ein TBM?

 

  • Wertbeitrag der IT innerhalb der Wertschöpfungskette bestimmen und aufzeigen 
  • ein standardisiertes Kostenmodell liefern, in dem Kosten und Investitionen strukturiert und nachvollziehbar zu jedem Bestandteil einer IT-Leistung aufgeführt sind 
  • Schaffung einer Vergleichbarkeit der Stückkosten und Ausgaben für IT-Leistungen innerhalb und außerhalb der Organisation, Identifikation von Optimierungspotenzialen 
  • Schaffung einer Vergleichbarkeit der IT-Kosten gegenüber den NICHT-IT Kosten auf Ebene der Geschäftsfähigkeiten   
  • Insgesamt: Klare Kostenkontrolle und Optimierung des Budgeteinsatzes in der IT

 

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Wie ist ein TBM aufgebaut?


Neben dem TBM-Framework, welcher sich mit der ganzheitlichen organisatorischen Verankerung von TBM im Unternehmen beschäftigt, sind das Modell und die Taxonomie die Kernelemente des TBM.
Das Modell definiert die grundlegenden Schichten und die Verteilungsrichtung, um die IT-Kosten auf die einzelnen Elemente zu verteilen. Unterteilt ist das Modell dabei in die Finanz-, IT- und Business-Sicht. Gefüttert wird das Modell mit den konkreten Kosten aus der Finanzbuchhaltung (General Ledger). So wird sichergestellt, dass alle angefallenen Kosten auch berücksichtigt werden.

 

TBM Council TBM Modell.PNG

 

Die Taxonomie 

 

Sie gibt eine einheitliche Sprache und Klassifikation der IT-Kosten vor. Sie stellt sicher, dass eine Vergleichbarkeit der Kosten innerhalb und über die unterschiedlichen Hierarchiestufen möglich ist. So können z.B. Kosten für eingesetzte Softwaretechnologien (wie Datenbanken, Betriebssysteme etc.), Gesamtkosten von unterschiedlichen Applikationen, die denselben Funktionalitätsumfang bereitstellen, oder aber auch Kosten für den Konsum von IT-Services, durch Fachbereiche oder Kunden, eindeutig miteinander verglichen werden. Die einheitliche Sprache stellt hingegen sicher, dass IT und Business über dieselben Inhalte auf den jeweiligen Ebenen sprechen.  


Dabei gibt ein TBM im Detail die Taxonomie für die Kostenblöcke und IT-Tower vor, sodass eine erste Kostenzuweisung und somit erste Ergebnisse schnell präsentiert werden können. Dies schafft auch gleich eine potenzielle unternehmensübergreifende Vergleichbarkeit der Kosten (Benchmarking), da hier ein einheitlicher Standard herrscht. In den Bereichen Applications & Services, Business Capabilities und Business Units muss die Taxonomie durch die unternehmensspezifischen Informationen angereichert werden. Diese können z.B. aus dem Respiratory der Enterprise Architecture entnommen werden.  

 

TBM Council TBM Taxonomie.PNG

 

Welche Vorteile haben Portfoliomanager durch ein TBM?

Für Anwendungs-Portfolio-Manager heißt das konkret, dass die Kosten, aus den Kostenblöcken und dem IT-Tower, auf die entsprechende Applikation verteilt werden. 
Vorteile für Portfoliomanager als auch für die jeweiligen Applikationsverantwortlichen sind:

 

  • die Kosten für eine Applikation sind stets aktuell abrufbar  
  • die realen Kosten werden automatisiert über eine einmalig implementierte Verteilung aus der Finanzbuchhaltung bereitgestellt 
  • es wird sichergestellt, dass die Kosten immer nach derselben Methode auf die Applikation fließen 
  • eine Vergleichbarkeit der Kosten von Applikationen ist unternehmensweit möglich (z.B. bei M&A oder Installation einer Applikation für mehrere Fachbereiche/ Gesellschaften) 
  • einzelne Stückkosten der Applikation auf IT-Tower-, aber auch auf Kostenblock-Ebene, können verglichen und so Optimierungspotentiale identifiziert werden  
  • die Budgets, vor allem für jährlich wiederkehrende Kosten, können aus den tatsächlichen entstandenen Kosten der vorangegangenen Jahre einfach abgeleitet und bereitgestellt werden  
  • die Kennzahlen sind bzgl. OPEX, CAPEX, TCO etc. sofort pro Applikation oder Portfolio abrufbar  

 

Ist das Modell bis hin zur Business-Schicht implementiert, können die Kosten der Applikationen verbrauchsgerecht auf die einzelnen Geschäftsbereiche verteilt und berechnet werden. Geschäftsbereiche haben so eine konkrete Einsicht darüber, 
wie hoch ihre Kosten für die genutzten IT-Leistungen sind.  


Auf der anderen Seite können die Applikationskosten den Geschäftsfähigkeiten zugeteilt werden. Die Unterstützung der Geschäftsfähigkeiten durch die Applikationen ist in IT-Bebauungsplänen meist sowieso schon vorhanden. Mit der zusätzlichen Information bzgl. der Kosten, kann so aufgezeigt werden, wie viel und ob die IT-Investitionen auch in die richtigen Fähigkeiten des Unternehmens fließen, oder, ob hohe Investitionen getätigt werden in eine Fähigkeit, die keine strategische Bedeutung hat.  

 

In 4 Schritten ein IT Financial Management einführen

 

  1. Verantwortliche bestimmen 
    die das Thema im Unternehmen treiben. Wichtig ist, dass diese Personen Rückhalt auf C-Level Ebene erhalten und sowohl mit Mitarbeitern der Finanz- als auch der IT-Abteilung arbeiten können 
  2. Quellen identifizieren 
    Um die Kosten dem TBM Modell zuweisen und verteilen zu können, müssen als nächstes die Datenquellen identifiziert werden. Der größte Teil der Kosteninformationen kann in Zusammenarbeit mit der Finanz- und Controlling-Abteilung gesammelt werden (mit Zugriff auf ein System indem alle Buchungen des Unternehmens vermerkt sind)  
  3. Kosten auf Kostenblöcke und IT-Tower verteilen
    Sind die Datenquellen bekannt, müssen die Kosten anhand des TBM Modells verteilt werden. Hier wird initial die Verteilungslogik festgelegt, welche Kostenarten wie und auf welche Elemente der Kostenblöcke und IT-Tower. Da es sich vor allem bei den IT-Towern um die IT-Infrastruktur handelt, sollte diese Aufgabe zusammen mit Verantwortlichen aus dem Betrieb durchgeführt werden. Pragmatisch mit Hilfe eines Tabellenkalkulationstools oder mit einem ITFM-System.  
  4. Kosten der IT Tower auf Applikationen verteilen 
    Sind die Kosten verteilt, können diese nun zusammen mit den Portfoliomanagern den entsprechenden Applikationen zugewiesen werden und z.B. in HOPEX ITPM mit Hilfe einer Schnittstelle überführt werden. Die Informationen werden so automatisiert in ITPM aktualisiert. Diese sind dann in den Eigenschaften der Applikation ersichtlich. 

HOPEX Übersicht IT-Kosten pro Applikation.PNG

Hier gelangen Sie zu weiteren Informationen rund um TBM, u.a. zum TBM Taxonomy Handbuch.

 

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Entscheidungen über IT-Rationalisierungs- oder Transformationsprojekte werden von Portfoliomanagern auf der Grundlage von Kennzahlen getroffen. 
Die Applikationskosten, eine der wichtigsten Kennzahlen hierfür, liegt den Entscheidern in Unternehmen oft nur auf Basis von groben Schätzungen und nicht exakt, on demand, vor.

Im schlimmsten Fall führt dies zu zu falschen unternehmerischen Entscheidungen, wie z.B.: 

 

  • Projekte werden umgesetzt, welche nicht die erhofften Resultate erbringen, z.B. Einsparungen
  • Investitionen werden zurückgestellt, weil Einsparungsoptionen durch den Betrieb von Applikationen nicht betrachtet werden 
  • IT-Kosten werden mit einer großen Unschärfe auf Fachbereiche umgeschlagen, oder bei gemeinsam genutzter IT durch z.B. Tochterunternehmen nicht korrekt verrechnet. 


Ein Grund hierfür ist, dass die Kosten der IT meist nur mit viel administrativem und individuellem Aufwand erfasst werden und keinem ganzheitlichen Ansatz folgen. Zwar haben einige Bereiche, wie z.B. IT-Servicemanagement oder Portfoliomanagement ihre eigenen Methoden entwickelt, um die Kosten für sich oder ihre Kunden zu strukturieren, diese sind aber nicht übergreifend erfasst oder vergleichbar strukturiert. Zudem dienen sie nur dem konkreten Zweck, für die sie erfasst oder benötigt wurden. 

Eine einheitliche und übergreifende Kostentransparenz ist auf diesem Wege nicht gegeben.


Kritisch wird es dann, wenn die Zahlen der Jahresbudgetplanung von Applikationsverantwortlichen und Portfoliomanagern nach unterschiedlichen Methoden zusammengestellt und berichtet werden. Die Erhebung der Daten ist ohne einheitliche Methode sehr zeitintensiv und es kommt bei jeder zusätzlichen Zusammenführung bzw. Verdichtung der Daten zu neuen Unschärfen. Dies führt automatisch dazu, dass mit künstlichen Puffern in Budgets gearbeitet wird. Als Folge dessen ist es umso schwerer geplante Budgets gegenüber der Finanzabteilung und den höheren Ebenen im Unternehmen zu begründen und den tatsächlichen Wert der IT aufzuzeigen.


Nur wenn die genauen Kosten auf detaillierter Ebene bekannt sind, können Budgets realistisch geplant und Entscheider in die Lage versetzt werden, aussagekräftige Vergleiche durchzuführen. D.h. wenn die Stückkosten der Applikationen und IT-Services (z.B. interne und externe Wartungskosten, Lizenzkosten, Betriebskosten etc.) im Detail bekannt sind.


Gelöst werden diese Probleme mit der Einführung eines IT Financial Managements. Hier hat sich die Disziplin Technology Business Management (TBM) bewährt.
TBM ist die IT-Management Disziplin, die sich ganzheitlich mit dem Management der IT-Kosten beschäftigt. Sie ermöglicht transparent und nachvollziehbar den Wert der IT anhand der real angefallenen Kosten zu bestimmen und beziffert jede IT-Leistung mit einem Preisschild. Ein TBM schafft so eine faktenbasierte Grundlage, um über IT-Kosten, Investitionen und Budgets zu sprechen. 

 

Welche Ziele verfolgt ein TBM?

 

  • Wertbeitrag der IT innerhalb der Wertschöpfungskette bestimmen und aufzeigen 
  • ein standardisiertes Kostenmodell liefern, in dem Kosten und Investitionen strukturiert und nachvollziehbar zu jedem Bestandteil einer IT-Leistung aufgeführt sind 
  • Schaffung einer Vergleichbarkeit der Stückkosten und Ausgaben für IT-Leistungen innerhalb und außerhalb der Organisation, Identifikation von Optimierungspotenzialen 
  • Schaffung einer Vergleichbarkeit der IT-Kosten gegenüber den NICHT-IT Kosten auf Ebene der Geschäftsfähigkeiten   
  • Insgesamt: Klare Kostenkontrolle und Optimierung des Budgeteinsatzes in der IT

 

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Wie ist ein TBM aufgebaut?


Neben dem TBM-Framework, welcher sich mit der ganzheitlichen organisatorischen Verankerung von TBM im Unternehmen beschäftigt, sind das Modell und die Taxonomie die Kernelemente des TBM.
Das Modell definiert die grundlegenden Schichten und die Verteilungsrichtung, um die IT-Kosten auf die einzelnen Elemente zu verteilen. Unterteilt ist das Modell dabei in die Finanz-, IT- und Business-Sicht. Gefüttert wird das Modell mit den konkreten Kosten aus der Finanzbuchhaltung (General Ledger). So wird sichergestellt, dass alle angefallenen Kosten auch berücksichtigt werden.

 

TBM Council TBM Modell.PNG

 

Die Taxonomie 

 

Sie gibt eine einheitliche Sprache und Klassifikation der IT-Kosten vor. Sie stellt sicher, dass eine Vergleichbarkeit der Kosten innerhalb und über die unterschiedlichen Hierarchiestufen möglich ist. So können z.B. Kosten für eingesetzte Softwaretechnologien (wie Datenbanken, Betriebssysteme etc.), Gesamtkosten von unterschiedlichen Applikationen, die denselben Funktionalitätsumfang bereitstellen, oder aber auch Kosten für den Konsum von IT-Services, durch Fachbereiche oder Kunden, eindeutig miteinander verglichen werden. Die einheitliche Sprache stellt hingegen sicher, dass IT und Business über dieselben Inhalte auf den jeweiligen Ebenen sprechen.  


Dabei gibt ein TBM im Detail die Taxonomie für die Kostenblöcke und IT-Tower vor, sodass eine erste Kostenzuweisung und somit erste Ergebnisse schnell präsentiert werden können. Dies schafft auch gleich eine potenzielle unternehmensübergreifende Vergleichbarkeit der Kosten (Benchmarking), da hier ein einheitlicher Standard herrscht. In den Bereichen Applications & Services, Business Capabilities und Business Units muss die Taxonomie durch die unternehmensspezifischen Informationen angereichert werden. Diese können z.B. aus dem Respiratory der Enterprise Architecture entnommen werden.  

 

TBM Council TBM Taxonomie.PNG

 

Welche Vorteile haben Portfoliomanager durch ein TBM?

Für Anwendungs-Portfolio-Manager heißt das konkret, dass die Kosten, aus den Kostenblöcken und dem IT-Tower, auf die entsprechende Applikation verteilt werden. 
Vorteile für Portfoliomanager als auch für die jeweiligen Applikationsverantwortlichen sind:

 

  • die Kosten für eine Applikation sind stets aktuell abrufbar  
  • die realen Kosten werden automatisiert über eine einmalig implementierte Verteilung aus der Finanzbuchhaltung bereitgestellt 
  • es wird sichergestellt, dass die Kosten immer nach derselben Methode auf die Applikation fließen 
  • eine Vergleichbarkeit der Kosten von Applikationen ist unternehmensweit möglich (z.B. bei M&A oder Installation einer Applikation für mehrere Fachbereiche/ Gesellschaften) 
  • einzelne Stückkosten der Applikation auf IT-Tower-, aber auch auf Kostenblock-Ebene, können verglichen und so Optimierungspotentiale identifiziert werden  
  • die Budgets, vor allem für jährlich wiederkehrende Kosten, können aus den tatsächlichen entstandenen Kosten der vorangegangenen Jahre einfach abgeleitet und bereitgestellt werden  
  • die Kennzahlen sind bzgl. OPEX, CAPEX, TCO etc. sofort pro Applikation oder Portfolio abrufbar  

 

Ist das Modell bis hin zur Business-Schicht implementiert, können die Kosten der Applikationen verbrauchsgerecht auf die einzelnen Geschäftsbereiche verteilt und berechnet werden. Geschäftsbereiche haben so eine konkrete Einsicht darüber, 
wie hoch ihre Kosten für die genutzten IT-Leistungen sind.  


Auf der anderen Seite können die Applikationskosten den Geschäftsfähigkeiten zugeteilt werden. Die Unterstützung der Geschäftsfähigkeiten durch die Applikationen ist in IT-Bebauungsplänen meist sowieso schon vorhanden. Mit der zusätzlichen Information bzgl. der Kosten, kann so aufgezeigt werden, wie viel und ob die IT-Investitionen auch in die richtigen Fähigkeiten des Unternehmens fließen, oder, ob hohe Investitionen getätigt werden in eine Fähigkeit, die keine strategische Bedeutung hat.  

 

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  1. Verantwortliche bestimmen 
    die das Thema im Unternehmen treiben. Wichtig ist, dass diese Personen Rückhalt auf C-Level Ebene erhalten und sowohl mit Mitarbeitern der Finanz- als auch der IT-Abteilung arbeiten können 
  2. Quellen identifizieren 
    Um die Kosten dem TBM Modell zuweisen und verteilen zu können, müssen als nächstes die Datenquellen identifiziert werden. Der größte Teil der Kosteninformationen kann in Zusammenarbeit mit der Finanz- und Controlling-Abteilung gesammelt werden (mit Zugriff auf ein System indem alle Buchungen des Unternehmens vermerkt sind)  
  3. Kosten auf Kostenblöcke und IT-Tower verteilen
    Sind die Datenquellen bekannt, müssen die Kosten anhand des TBM Modells verteilt werden. Hier wird initial die Verteilungslogik festgelegt, welche Kostenarten wie und auf welche Elemente der Kostenblöcke und IT-Tower. Da es sich vor allem bei den IT-Towern um die IT-Infrastruktur handelt, sollte diese Aufgabe zusammen mit Verantwortlichen aus dem Betrieb durchgeführt werden. Pragmatisch mit Hilfe eines Tabellenkalkulationstools oder mit einem ITFM-System.  
  4. Kosten der IT Tower auf Applikationen verteilen 
    Sind die Kosten verteilt, können diese nun zusammen mit den Portfoliomanagern den entsprechenden Applikationen zugewiesen werden und z.B. in HOPEX ITPM mit Hilfe einer Schnittstelle überführt werden. Die Informationen werden so automatisiert in ITPM aktualisiert. Diese sind dann in den Eigenschaften der Applikation ersichtlich. 

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