Une loi pour encadrer la transparence et lutter contre la corruption
Spécifique à la France et promulguée en 2016, la loi Sapin 2 vise à encadrer la transparence, la lutte contre la corruption et la modernisation de la vie économique.
Cette obligation de vigilance nécessite la mise en place mesures et de procédures qui reposent sur 8 piliers :
- L’élaboration d’un code de conduite pour proscrire les comportements qui pourraient entrainer des faits de corruption ou de trafic d’influence.
- La mise en place d’un système interne d’alerte afin de signaler des agissements enfreignant ce code.
- La réalisation d’une cartographie des risques afin de de fournir une piste d’audit aux régulateurs et d’identifier les possibilités d’amélioration de certaines pratiques.
- L’inclusion dans cette cartographie des procédures d’évaluation de l’exposition aux risques des clients et fournisseurs de l’entreprise.
- La mise en place de procédures de contrôles comptables afin de prévenir des faits de corruption ou de trafic d’influence.
- L’organisation de dispositifs de formation aux risques de corruption et de trafic d’influence.
- La planification de sanctions en cas de violation du code de conduite de la société.
- L’évaluation et le contrôle des mesures règlementaires mises en œuvre.
La documentation : une pratique à moderniser
Dans le cadre de la mise en application de cette loi, seuls certains processus de l’entreprise sont concernés. Il s’agit de ceux relatifs à la lutte contre la corruption et le blanchiment d’argent, et à la responsabilité sociale du management. Malgré l’importance de cette réglementation, de nombreuses entreprises considèrent encore que miser sur une solution complète de mise en conformité représente un centre de coût.
Elles préfèrent alors ne pas investir, et se contentent de documenter les règlementations de manière textuelle. Ce qui rend leurs contenus complexes et difficilement communicable. Cette documentation – dont la clarté des messages n’est donc pas garantie - est ensuite publiée en interne pour informer les collaborateurs concernés par les règles à suivre de leurs implications pratiques.
Cette démarche ne vise qu’à démontrer au régulateur le respect des mesures réglementaires via la mise en place d’un circuit de validation. Elle est alors assez académique, et déployée à moindre coût. Mais en aucun cas elle ne permet de s’assurer de la bonne exécution de ces mesures sur le terrain.
Comment appliquer une démarche plus vertueuse et s’assurer que ces règles sont véritablement appliquées sur le terrain ? En suivant son implémentation, c’est-à-dire en définissant les processus internes impactés par la règlementation. Cela permet d’identifier les opérations sur lesquelles appliquer des points de contrôle. Par exemple, pour une banque, lors du dépôt d’argent sur un compte, ce contrôle se trouvera à un endroit spécifique du processus de dépôt, et effectué par un collaborateur désigné, afin de vérifier sa provenance.
Les atouts d’une approche par la cartographie et la modélisation des processus
L’approche la plus adaptée pour parvenir à un résultat satisfaisant est celle de la modélisation et de la cartographie des processus. Elle permet de décrire précisément les opérations qui doivent être mises en conformité, modifiées le cas échéant et contrôlées. Et donc de rapidement traiter les faits de corruption lorsqu’ils sont identifiés. Mais aussi de réagir avec rapidité lors des évolutions de la réglementation. Cette dernière est en effet modifiée régulièrement au gré de l’actualité.
La cartographie des processus modélisés permet alors d’identifier très rapidement les opérations impactées par ces changements ; d’y apporter, avec agilité, les modifications et contrôles nécessaires pour en informer tous les collaborateurs concernés. Et ce grâce notamment à l’automatisation des workflows. En effet, à chaque évolution réglementaire, des campagnes d’évaluation des risques peuvent être ainsi lancées, identifiant instantanément les processus impactés et les contrôles à mettre en place.
La cartographie de processus métier permet aussi de disposer d’un référentiel qui recense les procédures règlementaires, les processus impactés, mais aussi les liens entre ces derniers et les risques de non-conformité. C’est-à-dire les risques opérationnels, financiers, de non-conformité ou encore d’image. Une entrave à la réglementation peut en effet entrainer des erreurs opérationnelles générant une perte d’efficacité et de performance, des amendes très élevées ; ce qui peut avoir une incidence très négative sur l’image que se feront les clients de l’entreprise.
Enfin, cette vision des processus facilite la compréhension de Qui fait Quoi et Comment dans l’entreprise. Ce qui est un gage de mise en conformité efficace, car intégrer les exigences de conformité dans les opérations quotidiennes des collaborateurs garantit que les bonnes informations sont communiquées aux bonnes personnes.
La mise en conformité réglementaire comme puissant levier de performance
Ceux qui voient encore dans l’approche de la mise en conformité réglementaire par les processus un centre de coût n’ont pas appréhendé tout le potentiel de cette approche. Car cet inventaire exhaustif des processus impactés par la réglementation permet aussi de les optimiser. L’approche par la modélisation des processus est en effet un levier de performance puissant qui permet de standardiser les bonnes pratiques.
Par ailleurs, une entreprise respectueuse des réglementations et qui les implémente de façon claire inspire d’autant plus confiance à ses clients et fournisseurs. Son image est aussi un facteur de performance.
Un projet de mise en conformité ne devrait pas avoir pour unique objectif d’éviter les sanctions des régulateurs. Il a plutôt pour atout de mettre à profit la vision exhaustive sur les processus métiers de l’entreprise, obtenue grâce à la cartographie, en la transformant en levier de performance.
