MEGA International, invité par DAMA France, a participé à une Masterclass auprès des adhérents de l'association pour parler de la valeur ajoutée d'une politique de gouvernance des données dans des projets de transformation d’entreprises. Pour une démonstration plus concrète, les participants ont pu découvrir un exemple d'application, avec son contexte et les résultats attendus.
Aussi, le sujet proposé portait sur le déploiement d'un SI RH et en particulier sur la partie du projet concernant la migration des données, dans un écosystème d'entreprise complexe et hétérogène lié à l'organisation en filiale, générant ainsi des coûts. Les objectifs de l'entreprise ont donc été formulés comme suit :
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Acquérir une meilleure capacité de pilotage grâce à une plus grande visibilité de l’emploi et de l’efficacité des RH dans le groupe
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Obtenir un meilleur service pour les salariés, notamment sur le plan de la prise en compte de leurs frais, et de leurs situations professionnelles spécifiques
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Pouvoir plus facilement traiter la mobilité des salariés entre les filiales afin de proposer des plans de carrières plus attractifs
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Les experts ont été invités à échanger autour de ces objectifs, discuter de leurs points de vue et évoquer des solutions. Voici les résumés de ces discussions, réunis sous différentes questions
Comment le data Management peut-il faciliter le projet en place pour la Direction Générale ?
“Avec une démarche de data management, on va pouvoir factualiser toutes les objections qui ont été faites sur le projet …”. Voici une remarque soulevée par un participant : les différentes filiales d'une entreprise partagent la crainte d'une perte d'autonomie due à la centralisation des données, du fait de la migration des données et donc de leur partage avec plusieurs autres entités.
Cependant, une démarche de data management va permettre de mettre en lumière ce qui relève de la volonté à rester autonome et ce qui est factuel. L’idée est de pouvoir apporter une réponse aux besoins de chacun et de mener des actions ciblées permettant de répondre aux objectifs stratégiques initiaux.
“Il faut que cette idée de partage des données ne viennent pas comme un argument contre l’autonomie”. En effet, il est primordial de montrer l’intérêt de mener ce partage des données pour notamment faciliter la mobilité des salariés au sein et entre les filiales. Cela permet d’éviter de rencontrer des problématiques de transfert des données. Ainsi, “Le data management peut aider à atteindre cet objectif managérial et organisationnel de mobilité”.
Une politique de data management permettrait donc de s'émanciper d'une certaine étanchéité de mobilité entre les filiales, permettant ainsi à une Direction Générale de faciliter une mise en place de projets RH en harmonie avec toutes les filiales de l'entreprise.
Comment instaurer une gestion des données pour répondre aux craintes soulevées par une centralisation et une migration ?
La mise en œuvre d’un SI RH se traduit par une centralisation des données, mais il faut prendre en compte les spécificités du contexte qui entoure le projet. Pour cela, il est important de définir un vocabulaire commun qui sera compris par l’ensemble des salariés concernés, et prendre en compte les écarts de vocabulaire et d’interprétation entre les SI des filiales et le progiciel.
L’idée finale est de réaliser “un catalogue qui serve de guide pour le déploiement” ce qui permettra à l’ensemble des salariés de comprendre les différents niveaux de données. De plus, ceci est un moyen de d’architecturer les données au sein d’un patrimoine applicatif : définir les liens entre les données applicatives, techniques et métiers.
Quelle méthodologie serait la plus pertinente ?
La difficulté est de concevoir et de structurer le projet tout en structurant la gouvernance de la donnée. Selon un des participants, “il faut profiter du temps alloué par toutes les ressources métiers pour mettre en place la gouvernance des données” car à ce moment du projet, l’ensemble des personnes sont à l’écoute et ouvertes à la discussion et au changement. Il faut alors définir les rôles des différents acteurs : propriétaire de la donnée, le rôle de chaque filiale et ensuite mettre en place des groupes de travail au sein de l’ensemble des filiales pour s’aligner sur les processus.
Il est donc important de maîtriser le contexte, les actifs et les processus métiers. À cela, certains outils peuvent faciliter le déroulement d’un tel projet, notamment un outil de création de catalogue de données afin d’en découler un mapping entre le système actuel et le système cible avec un outil de modélisation.
Finalement, quelles recommandations apporter pour répondre à une telle problématique ?
Dans ce type de situation, l’important est d’arriver à fédérer les personnes autour du projet et à leur montrer la valeur ajoutée d’une telle stratégie. Une méthodologie rigoureuse s’impose alors et la gouvernance des données joue alors un rôle primordial pour structurer les données. Les différents outils permettant de créer un catalogue de données, de modéliser les processus supporteront la mise en œuvre du projet.
“Il est important de mettre en place une data gouvernance qui gère la donnée, qui créé un langage commun et qui soit connectée avec les applications et les processus”. Frédéric Fourquet - MEGA International
