Heute sind Prozesse und Abläufe:
- Verstreut bzw. dezentralisiert über das gesamte Unternehmen hinweg und erweitert durch ein riesiges Netzwerk von Geschäftsbeziehungen zu Dritten, Partnern etc.. Geschäftsprozesse durchlaufen bei komplexen Prozessabläufen Drittanbieter-Anbindungen, es kommt zu Datenaustausch und Transaktionen.
- Verändert, sie entwickeln sich ständig weiter. Geschäftsvorgänge, Prozesse und Beziehungen unterliegen einem ständigen Wandel, während das Unternehmen versucht, mit seiner Gesamtstrategie auf Kurs zu bleiben. Gleichzeitig gilt es, mit den sich ändernden Risiken und Vorschriften weltweit Schritt zu halten. Der Umgang mit Risiken erfordert stets ein aktuelles Verständnis der Risiken in jeglichen Geschäftsprozessen.
- Unterbrochen, durch große Datenmengen und verteilte Operationen, die die Organisation daran hindern, agil zu sein, wenn es darauf ankommt. Unternehmen müssen sich diese Agilität erhalten, dies zeigt sich besonders aktuell, in Krisenzeiten. Eine 360°-Betrachtung ist hierfür entscheidend, um ein Bewusstsein für Geschäftsprozesse und ihren Kontext zu erhalten, Prozesse die sich an eine durch Störungen beeinträchtigte Umgebung, anpassen können.
Eine Organisation muss in der Lage sein, den Ist-Status zu visualisieren und wie das Soll-Bild hierzu aussieht, um die beschriebene Komplexität und die Veränderungen effektiv bewältigen zu können. Natürlich kann es unglaublich schwierig sein, dies genau vorherzusagen. Glücklicherweise gibt die Geschäftsprozessmodellierung Unternehmen ein Werkzeug an die Hand, mit dem aktuelle Prozesse zur Analyse und Verbesserung dokumentiert und abgebildet werden können. Sie hilft Unternehmen auch dabei, sich im Chaos verteilter, veränderter und unterbrochener Geschäftsabläufe zurechtzufinden.
Den Risikokontext verstehen
„risk is the effect of uncertainty on objectives.”
(ISO 3100)
Organisationen benötigen ein klares Verständnis darüber, was Prozessziele sind und wie Geschäftsprozesse funktionieren. Auf dieser Basis lassen sich, im Hinblick auf die Ziele, Risiken innerhalb der Geschäftsprozesse klar identifizieren, bewerten und überwachen.
Risiko ist jedem Geschäftsprozess zu Eigen, und dies erfordert, dass es in jedem Geschäftsprozess gemanagt wird. Dies beginnt mit dem Verständnis der Prozessziele und der Identifizierung des
Risikos der Ungewissheit in Bezug auf die Erreichung dieser Prozessziele. Von dort aus kann die Organisation das Risiko akzeptieren, das Risiko vermeiden, das Risiko übertragen (z.B. Absicherung, Versicherung) oder das Risiko kontrollieren, indem sie Kontrollen im Geschäftsprozess einführt. Organisationen müssen in der Lage sein, Geschäftsprozesse zu dokumentieren und aufkommende oder potenzielle Risiken innerhalb dieser Prozesse zu identifizieren und zu analysieren. Es ist auch von entscheidender Bedeutung, die Verknüpfung der Prozesse mit anderen, über das Unternehmen verstreuten Operationen und Prozessen abzubilden.
Das Fehlen eines Systems zur Identifizierung und Analyse von Geschäftsprozessrisiken ist eine wesentliche Schwachstelle für die Risikomanagement- und Compliance-Abteilungen eines Unternehmens. Es sollte eine Prozessmodellierungsmethode implementiert werden, um prozessbezogene Risiken und ihre Beziehungen zu den Zielen der Organisation, anderen Risiken, Prozessen und dem gesamten Betrieb zu dokumentieren.
Die Geschäftsprozessmodellierung hilft dem Unternehmen bei der visuellen Dokumentation von Prozessen und zeigt auf, wie Prozesse funktionieren und gesteuert werden sollen, um Risiken zu mindern und die Prozessziele innerhalb des Unternehmens zuverlässig zu erreichen. Dies bietet die Grundlage für zukünftige Verbesserungen.
Zusätzlich ermöglicht die Geschäftsprozessmodellierung dem Unternehmen, das riesige Beziehungsgeflecht aus miteinander verbundenen Prozessen, Aktivitäten, Transaktionen, Vorgängen, und Beziehungen im gesamten Unternehmen visuell darzustellen. Dies gibt dem Unternehmen eine größere Möglichkeit, Bereiche zu identifizieren, in denen die Effizienz verbessert werden kann und in denen Risiken durch Prozesskontrollen gemindert werden könnten.
Die Geschäftsprozessmodellierung integriert die Praktiken der Prozessverbesserung, Prozessabbildung, Prozesssimulation und Prozessanalyse. Dies schafft Klarheit über und definiert die derzeit verwendeten Prozesse, was wiederum neues Potenzial für neue Prozesse schafft.
Risikomanagement und Geschäftsprozess: ein ganzheitlicher Ansatz
Risikomanagement und Geschäftsprozessmanagement (Business Process Management, BPM) werden traditionell als getrennte und eigenständige Disziplinen betrachtet. BPM hat sich jedoch als wirksames Instrument zum Verständnis und zur Kontrolle inhärenter Risiken innerhalb von Geschäftsprozessen durchgesetzt.
Ironischerweise hat sich das Risikomanagement traditionell wenig bis gar nicht auf die Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert - dort, wo das Ereignis tatsächlich stattfindet bzw. hervorgerufen wurde. Durch die Integration der Geschäftsprozessmodellierung mit den Aktivitäten des Risikomanagements beginnt sich das Bild der Zusammenhänge von Risiken innerhalb der einzelnen Prozesse und ihren Auswirkungen auf die betrieblichen Abläufe zu formen.
Hierfür können Organisation die besten Merkmale des Risikomanagements und der Geschäftsprozessmodellierung vereinen. Mit dem Ziel aufkommende Risikoereignisse und ihre Wiederherstellungs- und Schadensbegrenzungspläne direkt in das Geschäftsprozessmodell zu integrieren. Sie können dann als Management-Werkzeug genutzt warden, auch bei der Transformation von Geschäftsprozessen.
Durch die Integration der Funktionen eines BPM in traditionelle Risikomanagementpraktiken ist die Organisation in der Lage, ein effektiveres Geschäftsprozess- und Risikomanagementmodell für das Unternehmen als Ganzes zu implementieren. Diese Integration ermöglicht es nicht nur aufkommende Risiken zu verstehen. Sie gibt der Organisation auch die perfekte Gelegenheit, Geschäftsprozesse umzugestalten, um die Organisation effektiver, effizienter und agiler zu machen.
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