La cartographie des processus métiers et organisationnels représente un réel défi pour tous les acteurs d’entreprise, d’autant plus lorsqu’il s’agit d’assurer un alignement quasi parfait entre l’existant et les demandes règlementaires inhérentes au domaine bancaire. Pour atteindre cet objectif, il a été indispensable d’opter pour un outil permettant de mettre en œuvre et supporter une modélisation processus et applicative dans une seule base de données, d’une manière optimisée et mutualisée.
Quel était l’objectif de la mission et quelle méthode as-tu choisie pour l’atteindre ?
Ma mission a été principalement de déployer notre outil pour modéliser les processus métier et d’en garantir la conformité relative aux réglementations locales. Le projet nommé PLM (Process Landscape Modeling) représente une continuité d’un ancien projet nommé PLS (Process Landscape) d’initialisation de la documentation sur un périmètre restreint afin de désigner une méthodologie applicable et efficace sur l’ensemble des entités de l’établissement financier. Une fois la méthodologie
définie, le projet PLM a pu débuter avec comme objectif principal : modéliser les processus liés aux métiers de la banque, à l’IT, des Ressources humaines, du risque, du marketing et du support en utilisant notre solution de modélisation des processus
Comment as-tu abordé cette mission d’un point de vue méthodologique ?
Compte tenu de l’ampleur du projet et des enjeux, nous avons constitué deux équipes. L’une appelée « Program » avec les responsables projets – ils ont la connaissance de l’entreprise et des différentes parties prenantes. Et l’autre équipe nommée « Modeling » avec toutes les ressources externes, responsables de la modélisation des processus – eux ont la connaissance technique, technologique et méthodologique.
L'objectif de cette organisation est de mettre en relation chaque entité de l’entreprise avec l’équipe Modeling afin de documenter efficacement les processus et les applications liées à ces entités. Pour cela, nous avons décomposé le projet en 2 phases distinctes de « Discovery » puis de « Mapping ». En Discovery, nous avons sollicité l’équipe Program pour qu’elle puisse, en collaboration avec les responsables d’entité, identifier les processus et les hiérarchiser en fonction du niveau d’agrégation souhaité. Ensuite, en phase de Mapping, nous avons suivi et planifié 7 étapes :
- Etape 1 : L’équipe Program collecte toutes documentations e.g. procédures, modélisation processus/applications (si elles existent).
- Etape 2 : l’équipe Modeling revoit la documentation existante et s’assure de la cohérence et la qualité avec les experts métiers.
- Etape 3 : l’équipe Modeling anime les ateliers de modélisation avec les experts métiers.
- Etape 4 : l’équipe Program participent à certains ateliers pour s’assurer de la qualité des informations transmissent par les experts métiers des processus.
- Etape 5 : l’équipe Modeling finalise la documentation des processus et des sous-processus et s’assure de la cohérence hiérarchique.
- Etape 6 : les experts métier valident le contenu de la documentation.
- Etape 7 : les responsables de processus approuvent la documentation.
D‘un point vu organisationnel, la modélisation des processus impose un rythme rigoureux et soutenu pour atteindre les objectifs de déploiement et maitriser les délais. Chaque semaine, l’équipe Program établit un planning pour les quelques 10 ateliers de modélisation des processus. Ces ateliers de 2 heures suivent un déroulé identique : examen de la documentation, atelier de modélisation, finalisation de la documentation. Cette documentation se compose de tous les attributs jugés essentiels par l’entreprise, en conformité avec les normes et conventions en place. Enfin, l’équipe Modeling effectue les examens pour garantir la cohérence et la qualité des résultats.
Quelles ont été tes responsabilités dans cette mission auprès du client et de ses équipes ?
Notre rôle, en tant que consultant chez MEGA, est de faire en sorte que le projet aboutisse selon les exigences et les échéances du client. Mon rôle s’est concentré sur la gestion des entretiens pour la modélisation des processus, notamment lors des ateliers. Je me suis également impliqué dans le recueil et l’analyse des informations liées aux applications, aux processus et aux risques ; et cela dans le but de créer et maintenir à jour le référentiel applicatif pour l’entreprise.
- Animation des entretiens de modélisation des processus métiers sur HOPEX BPA à travers des ateliers métiers avec les SME’s (Subject Matter Experts).
- Recueil des informations liées aux Applications/Processus/Risques.
- Création et maintenance du référentiel applicatif sur HOPEX.
- Assistance à la maintenance d’HOPEX (arbitrage et réalisation d’extensions métamodèle, paramétrage d’un document type)
Cette mission terminée, quels sont les bénéfices pour le client à court, moyen et long terme ? Quels peuvent être les améliorations et/ou développements pour le client autour de cette mission ?
A court terme pour notre client de ce secteur bancaire, je peux affirmer que le principal bénéfice du projet est la conformité aux règlementations inhérentes à ce secteur bancaire. Ensuite, je pense que les principaux bénéfices apportés par ce projet sont liés aux évolutions de ce projet et de ce qu’il implique. Je pense notamment que cette phase de lancement de projet a permis à l’entreprise d’aborder et de comprendre l’importance de mettre en place une stratégie évolutive pour tenir compte de l’existant et des objectives dans l’amélioration des processus. Tous les acteurs de l’entreprise disposent d’une vision commune sur les processus et les applications, et peuvent donc comprendre et maitriser les évolutions attendues et planifiées.
Enfin, ce projet a apporté une toute nouvelle vision dans l’entreprise. J’ai pu le constater car les équipes sont devenues de plus en plus réactives, productives et ont pris conscience de l’importance de s’engager collectivement pour aborder les évolutions, les intégrer en optimisant leurs impacts sur les métiers et les processus pour préserver la qualité des informations dans le SI.
D’une façon générale, le projet a amélioré les communications internes ; les ateliers en sont la preuve. Toutes les parties prenantes ont aujourd’hui conscience de l’importance de partager un langage commun et d’améliorer le dialogue entre les métiers et les équipes projet.
Quelques mots sur moi
Je suis Fayçal Merzouga, je travaille chez MEGA International depuis 1 an et je suis Business Consultant. J’ai accompagné plusieurs clients en France ou à l’international, principalement autour des sujets de modélisation des processus et d’Architecture d’Entreprise dans le secteur bancaire.
