Quel que soit le secteur d’activité, la transformation d’une entreprise nécessite une analyse et une réflexion de l’environnement existant et de celui souhaité. Au cours de sa réorganisation, cette entreprise du secteur public et ses six agences ont dû mener une réflexion sur l’obsolescence de leur SI pour faire face à différents enjeux.
Tout d'abord, elle a été obligée de maintenir les SI locaux plus longtemps que prévu du fait que certaines agences ont suspendu la mise à niveau des technologies obsolètes en raison des travaux de mutualisation des SI. Puis, il a fallu lancer les travaux de mutualisation des applications métiers, des infrastructures et des coûts ; tout en maîtrisant les risques liés à l'obsolescence de l'ensemble des applications du réseau des agences.
Quel était l’objectif de la mission et quelle méthode as-tu choisie pour l’atteindre ?
Mon rôle a été d’accompagner l’équipe d’Architecture d’Entreprise (ou Urbanisation) dans les démarches de gouvernance et de rationalisation du SI de la nouvelle DSI. Cette mission s’est déroulée en deux étapes. L’idée était, dans un premier temps, d’aider les architectes à collecter les données de leur référentiel afin d’avoir une description complète du SI et de veiller à la fiabilité de données collectées. Ensuite, la seconde étape a été de fournir des analyses permettant de réaliser un état des lieux de l’obsolescence. L'objectif final était de prioriser les actions à mener en tenant compte des risques liés à cette obsolescence.
Comment as-tu abordé cette mission d’un point de vue méthodologique ?
Pour mener à bien cette mission, nous avons utilisé le référentiel d’architecture d’entreprise en nous appuyant sur les solutions HOPEX qui étaient déjà en place. Nous avons ainsi pu référencer :
- Les capacités attendues du SI
- Les applications en précisant notamment les flux inter-applicatifs, les données manipulées et le cycle de vie de ces dernières
- Les technologies et infrastructures utilisées au quotidien au sein de l’entreprise
Suite à cela, nous avons retravaillé sur l’étude de l’obsolescence technologique en apportant des informations complémentaires aux données collectées et en améliorant la qualité de ces dernières. Une étude de cadrage a été menée pour permettre de définir les tableaux de bords et les analyses d’impacts nécessaires pour maîtriser l’étude de l’obsolescence. En fonction de ces livrables, nous en avons déduit les données à collecter et à renseigner dans le référentiel. Ainsi nous avons pu définir le plan d’action de collecte de ces données qui s’est finalement déroulé en 3 étapes :
Etape 1 : Inventaire des technologies et cycle de vie
Mettre en place un processus de maîtrise de l’obsolescence technologique nécessite le contrôle de l’inventaire actuel des technologies utilisées par les applications. Nous avons donc considéré les applications du périmètre (leur criticité et le cycle de vie) avant de considérer les technologies utilisées. Cette étape nous a permis d’agir avec efficience sur les parties de SI les plus soumises aux risques d’obsolescence.
Etape 2 : Evaluer les risques d’obsolescence technologique
L’objectif de cette phase est de caractériser l’impact actuel et futur des technologies obsolescentes sur les applications du périmètre. L’analyse du niveau de conformité de ces technologies, par rapport aux standards de l’organisation, nous a permis d’identifier celles où le cadre de cohérence technique n'était pas respecté. Il a donc été primordial de collecter rapidement les standards technologiques (technologies recommandées, acceptées/tolérées, interdites).
Etape 3 : Définir les plans de réduction des risques et les suivre
L’enjeu de la mise en place des plans d’actions a été de prioriser les actions à mener afin de permettre d’alimenter le Plan de Transformation Numérique de l’entreprise. Il s’agit d’un processus normalement récurrent et continu. Dans le cadre de cette étude, il a été réalisé en mode « task force », mais il conviendra par la suite de mettre en place un processus pérenne d’actualisation des plans d’actions et de suivi. Cela pourra se faire à l’aide des fonctionnalités collaboratives d’HOPEX (processus et workflow de mise à jour des informations par les responsables applicatifs et responsables de technologies).
Quelles ont été tes responsabilités dans cette mission auprès du client et de ses équipes ?
Lors de cette mission, la collaboration avec le client a été indispensable car sans leur implication, tout cela n’aurait pas été possible. Ainsi mon rôle a été de :
- Définir une démarche de travail
- Fournir l’outillage de collecte des informations et outils d’aide à la prise de décision concernant les applications/ technologies
- Collecter les informations auprès des sachants
- S’assurer de la qualité des données et du référentiel
- Analyser les données pour fournir alimenter l’étude présentée par notre client à la DSI
Lors de cette mission, une des grandes difficultés que j’ai rencontrées a été de mobiliser les sachants (responsables d’applications, chefs de projets) qui avaient naturellement d’autres priorités lors de notre étude. Nous avons complété notre collecte pas des librairies qui sont des catalogues de technologies on line qui fournissent les dates de fin de support des technologies.
Maintenant que cette mission est terminée, selon toi quels sont les bénéfices pour le client à court, moyen et long terme ? Quels peuvent être les améliorations et/ou développements pour le client autour de cette mission ?
A court terme, la mission que nous avons menée conjointement a permis de fournir un maximum de visibilité sur l’état du patrimoine applicatif de cette entreprise. Ceci lui a alors permis de prioriser ses actions d’optimisation, de transformation mais également de prendre une décision concernant la prise de risque ou non de mener des actions sur certaines parties du SI.
Par ailleurs, il faut noter que l’étude n’est pas complète car nous ne possédons pas suffisamment d’informations sur certains aspects du SI. Malgré cela, la prestation a permis de mettre en place un processus récurrent d’analyse du SI.
Pour finir, le département EA a également pu démontrer la valeur de cette démarche menée dans un contexte d’urgence de transformation et sous contrainte budgétaire.
Quelques mots sur moi
Je suis Régis Courtois, je travaille chez MEGA international depuis maintenant plus de 15 ans et je suis Principal Manager. J’ai accompagné plusieurs clients en France et à l’international, principalement autour des sujets de modélisation des processus et d’Architecture d’Entreprise dans tous les secteurs.
