Acteur clé sur le marché des jeux d'argent et de hasard, l'entreprise entreprend le chantier de digitalisation de ses fonctions commerciales pour répondre encore mieux aux enjeux du marché. Pour cela, une équipe projet, intégrant des responsables de processus opérationnel, a entrepris d'optimiser les processus clés et d'instaurer un cycle d'innovation en s’appuyant sur la solution de gestion des processus HOPEX. Revenons ensemble sur l'implémentation d'un outil de référentiel des processus.
Quel était l’objectif de la mission ?
En tant que Senior Business Consultant chez MEGA, ma mission a été de conseiller l’équipe projet et de l’orienter sur les meilleures approches à suivre en matière de modélisation et d’architecture du référentiel dans l’idée de garantir l'efficacité et la pertinence des processus mis en place.
Ce référentiel est une base de travail pour accompagner la transformation de l'entreprise et in fine mesurer les impacts du changement tout en étant en mesure de s'adapter continuellement.
Comment as-tu abordé cette mission d’un point de vue méthodologique ?
Afin de garantir le succès du projet, j'ai abordé cette mission en adoptant une démarche méthodologique structurée dont voici les différentes étapes :
Étape 1 : Prise en compte de l’existant documentaire en termes de formalisation des processus
Nous avons commencé par une analyse approfondie des besoins spécifiques de l’organisation afin de comprendre ses processus, ses objectifs commerciaux et ses défis opérationnels.
Cette étape a consisté à prendre contact avec le responsable du processus afin de prendre connaissance de la cartographie des processus existants actuellement disponibles dans un fichier Excel.
Étape 2 : Compréhension du processus
Après avoir démontré comment HOPEX peut rendre leur activité plus observable, lors d’ateliers, nous avons pu découvrir les différentes entités impliquées et de comprendre le rôle que ces dernières jouent dans le processus et déterminer la vision globale du processus.
Lors de cette étape, mes interlocuteurs ont pu s’imprégner de la méthode de modélisation proposée par HOPEX : processus organisationnels, responsabilités, acteurs, parcours client .. n’avaient plus de secret pour eux.
Étape 3 : Transcription de la description du processus sur HOPEX
Lors de cette phase, nous avons utilisé les informations collectées précédemment pour créer une trame de travail sur MEGA HOPEX. Ceci nous a permis de débuter le travail de modélisation en BPMN (Business Process Modeling Notation) lors d’un atelier de travail collaboratif.
Étape 4 : Finalisation et validation de la description du processus
Afin de compléter les parties du processus spécifiques, nous avons travaillé en collaboration avec le responsable du processus ou un représentant. Cette étape a permis de s’aligner avec la vision du métier. Ainsi, nous avons pu confirmer le modèle et valider la modélisation du processus qui sera intégrée dans le référentiel sous MEGA HOPEX.
En plus des coachings et des présentations, des workshops d'initiation à l'outil HOPEX ont été organisés pour faciliter l'utilisation et la modélisation des processus, encourageant ainsi les métiers à créer un référentiel de processus pertinent et centralisé. L'objectif était de les rendre autonomes dans la gestion du référentiel et de promouvoir une utilisation optimale de HOPEX pour leurs activités d’analyse de la performance de leur processus.
Quelles ont été tes responsabilités dans cette mission auprès du client et de ses équipes ?
Lors de cette mission, ma toute première responsabilité consistait à partager mon expertise sur la gestion de leurs processus métiers et à les guider sur l’utilisation de la solution pour répondre aux enjeux de leur projet. Comme évoqué précédemment, j'ai notamment animé des ateliers dans le but de former les équipes et de leur permettre d’avoir une compréhension approfondie du référentiel MEGA HOPEX tout en leur partageant les bonnes pratiques de modélisation, notamment sur la partie BPMN.
Par ailleurs, j'ai également développé des rapports détaillés permettant d'analyser les performances et de prendre des décisions éclairées concernant la digitalisation de la fonction commerciale.
Maintenant que cette mission est terminée, selon toi quels sont les bénéfices pour le client à court, moyen et long terme ? Quels peuvent être les améliorations et/ou développements pour le client autour de cette mission ?
À court terme, ma mission aura permis à l’organisation de bénéficier d'une meilleure compréhension de son métier et des impacts de chaque acteur sur chaque processus.
À moyen terme, cela se traduira par une optimisation des opérations commerciales et une amélioration de l'efficacité de l’organisation.
Sur le long terme, la modélisation des processus sera utilisée pour supporter l’initiative de digitalisation de la fonction commerciale, favorisera l'innovation continue et l’agilité de l’organisation pour s'adapter aux évolutions du marché.
Quelques mots sur moi
Je m’appelle Mohammed Fellah, j’occupe aujourd’hui le post de Senior Business Consultant chez MEGA et je suis notamment Expert Solutions HOPEX et Domain Expert de la solution HOPEX Business Process Analysis en France. Fort d'une expérience significative, notamment dans les solutions HOPEX transverses de la gestion des risques intégrés (IRM), mon objectif est de fournir des solutions concrètes et d'assurer la réussite des projets de nos clients avec l’équipe MEGA.
