Für Organisationen gilt es stets mit den aktuellen und neuen Compliance-Anforderungen Schritt zu halten. Die benötigten Änderungen an bestehenden Prozessen, Richtlinien sowie Verfahren vorzunehmen, die wiederum mit diesen Prozessen zusammenhängen, ist hierbei sehr schwierig.
Kann etwas unternommen werden, um die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Aufrechterhaltung der Compliance zu vereinfachen? Insbesondere in einem dynamischen Geschäftsumfeld?
Geschäftsprozesse und -Vorgänge verstehen, um die Compliance zu gewährleisten
Viele Organisationen haben die Anforderungen zur Einhaltung von gesetzlichen Regelungen dezentral in Abteilungen und Systeme aufgeteilt, dies erschwert es ihnen, die relevanten Verfahren und Prozesse zu verwalten - in einem derart unübersichtlichen System bzw. einer solchen Architektur. Die Einhaltung von Vorschriften in einem dynamischen Geschäfts- und Regulierungsumfeld erfordert jedoch ein vollständiges Verständnis der Geschäftsprozesse und -Abläufe. Es sind Prozesse, die konform bleiben müssen.
Eine Organisation kann sich der ändernden regulatorischen Anforderungen bewusst sein, aber nicht konform, wenn sie ihre Geschäftsprozesse nicht aufrechterhalten kann, um den sich ändernden Anforderungen gerecht zu werden.
Um allen Compliance-Anforderungen vollständig und zuverlässig zu entsprechen und diese dann aufrechtzuerhalten, benötigt die Organisation ein situatives und ein ganzheitliches Verständnis der Compliance-Anforderungen im gesamten Unternehmen - die über Systeme, Abteilungen, Prozesse, Beziehungen und Daten verstreut sein können.
Ebenso sollten Kontrollen in die Prozesse und Verfahren des Unternehmens eingebettet sein, um potenzielle Schwachstellen und Risiken aufzufangen.
Die Einbettung von Kontrollmechanismen in die Unternehmensprozesse hat viele Vorteile
Durch die Schaffung von Kontrollen, die in die Prozesse und Verfahren des Unternehmens eingebettet sind, kann das Management problemlos behördliche und Compliance-Anforderungen erfüllen. Auf diese Weise kann die Organisation eine ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens gewährleisten, Risiken bewerten und eine bessere Berichterstattung über die Organisationsaufstellung ermöglichen.
Des Weiteren bietet diese Einbettung von Kontrollen in die Prozesse Ihres Unternehmens viele finanzielle Vorteile, z.B.
- Senkung der Kosten für die Compliance-Einhaltungsmaßnahmen im gesamten Unternehmen
- Geringere Kosten für die Vorbereitung der internen Revisionen
- Senkung der Betriebskosten durch Standardisierung
Ein proaktiver Ansatz ermöglicht es der Organisation, auf einer höheren Ebene zu agieren und schnell auf Vorfälle in der gesamten Organisation zu reagieren, ohne dass es zu einer größeren Störung des Unternehmens als Ganzes kommt.
Sicherstellung der Compliance durch das verknüpfen von Geschäftsprozessen mit Vorschriften
Die Einführung wirksamer Richtlinien und Verfahren beginnt und endet nicht mit Vorschriften. Es braucht das richtige Maß an Zusammenarbeit, die richtigen Verteilungsmedien und die richtigen Methoden zur Messung des Verstandenseins. All diese Dinge erfordern einen enormen Aufwand an Zeit und Energie.
Die Automatisierung der Einhaltung von Vorschriften mit einer Softwarelösung kann die Effizienz steigern und die Einhaltung der Richtlinien und Verfahren gewährleisten.
Um die bestmögliche Lösung zu wählen, sind hier einige Schlüsselfunktionalitäten, die eine Softwarelösung abdecken sollte, aufgeführt. Mit diesen kann eine Einhaltung gewährleistet und gleichzeitig die Effizienz Ihres Teams verbessert werden:
- Modellierung von Geschäftsprozessen. Definieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und modellieren Sie wie diese ablaufen, um zu verstehen wie Ihre Organisation funktioniert.
- Regulierungs-Mapping auf Prozessebene. Ordnen Sie Ihre Auflagen bzw. Richtlinien den Geschäftsprozessen zu. Wenn sich eine Vorschrift ändert, ist es jetzt einfacher zu wissen, welche Geschäftsprozesse überprüft werden müssen.
- Zentrales Repository zur Speicherung von Richtlinien und Vorschriften. Sobald Sie Ihre Prozesse und die zu erfüllenden gesetzlichen Auflagen erfasst haben, können Sie nun die Richtlinien und Verfahren zur Regelung dieser Prozesse formulieren und in einem zentralen Repository speichern, das für alle Beteiligten zugänglich ist.
- Compliance Assessment Modul. Als Nächstes folgt die laufende Überwachung und Bewertung, um sicherzustellen, dass die Geschäftsprozesse den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
- Laufende Überwachung und Benachrichtigung. Vorschriften ändern sich ständig, Sie müssen die Änderungen daran im Zusammenhang mit Geschäftsvorgängen und -Prozessen überwachen, um die richtigen Beteiligten benachrichtigen zu können, wenn neue Kontrollen eingeführt oder Prozesse geändert werden müssen.
