A las organizaciones les resulta difícil introducir cambios en los procesos, políticas y procedimientos existentes, así como mantenerse al día con los requisitos de cumplimiento y los constantes cambios.
¿Se puede hacer algo para facilitar el cumplimiento de todos los requerimientos en un entorno tan dinámico?
Comprender los procesos y operaciones de negocio para garantizar el cumplimiento
Muchas organizaciones han aislado los requisitos de cumplimiento en departamentos y sistemas dispersos, lo que dificulta la gestión de los procedimientos y procesos en un sistema y una arquitectura tan desorganizados. El cumplimiento de los reglamentos en un entorno en constante cambio requiere una comprensión a detalle de todos los procesos y operaciones de negocio. Son los procesos los que tienen que seguir cumpliéndose.
Una organización puede ser totalmente consciente de los cambios en los requisitos reglamentarios, pero no puede cumplirlos si no mantiene sus procesos de negocio al día para hacerles frente.
La dispersión de procesos en diferentes sistemas, dificulta esa visión integral del estatus de cumplimiento e incrementa el riesgo de perderse.
Beneficios de la creación de controles en los procesos de la organización
La creación de controles e incorporarlos a los procesos y procedimientos del negocio permite a la administración recuperar el control y cumplir sin dificultad los requisitos reglamentarios. Esto permite a la organización proporcionar una supervisión holística de toda la empresa, evaluar el riesgo y permitir una mejor presentación de informes sobre la situación general de la organización.
La incorporación de los controles a los procesos de la organización reporta muchos beneficios financieros, entre otros:
- Reducir el costo de la gestión de las actividades de cumplimiento en toda la organización.
- Menores costos en la preparación y los honorarios de auditorías internas.
- Reducción de los costos operacionales como resultado de la normalización.
Un enfoque proactivo permite a la organización funcionar a un nivel más alto y responder rápidamente a los incidentes sin que se produzcan contratiempos.
Garantizar el cumplimiento vinculando el proceso de negocio a los reglamentos
El establecimiento de políticas y procedimientos eficaces no empieza y termina con los reglamentos. Se necesita la cantidad adecuada de colaboración, los tipos adecuados de medios de distribución y los métodos adecuados para medir la capacidad de comprensión. Todas estas cosas requieren una enorme cantidad de tiempo y energía.
Automatizar el cumplimiento de las regulaciones con una solución de software puede aumentar la eficiencia y asegurar el cumplimiento de sus políticas y procedimientos.
Para elegir la mejor solución posible, he aquí algunas funcionalidades clave que debe cubrir para asegurar el cumplimiento y mejorar la eficiencia de su equipo:
- Modelado de procesos de negocio. Defina sus procesos empresariales y modele cómo funcionan para comprender cómo funciona su organización.
- Mapeo de la regulación de los procesos. Mapeo de sus obligaciones reglamentarias en sus procesos de negocio. Cuando una regulación cambia, ahora es más fácil saber qué procesos de negocio necesitan ser revisados.
- Repositorio central para almacenar políticas y regulaciones. Una vez que se entienden los procesos y las obligaciones reglamentarias que deben cumplir, se pueden redactar las políticas y los procedimientos que rigen esos procesos y almacenarlos en un repositorio central accesible a todos los interesados.
- Motor de evaluación del cumplimiento. Lo siguiente es la supervisión y evaluación constantes para garantizar que los procesos empresariales se ajusten a los requisitos reglamentarios.
- Vigilancia y notificaciones. Las reglamentaciones cambian constantemente y es necesario vigilar los cambios normativos en el contexto de las operaciones y procesos comerciales para notificar a los interesados adecuados si es necesario aplicar nuevos controles o modificar los procesos para cumplir los nuevos requisitos.
