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4 étapes pour apporter de la visibilité sur vos ressources informatiques

Apporter de la visibilité sur vos ressources
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Ces mêmes entreprises sont peut-être passées par plusieurs fusions et acquisitions, et ont dû intégrer d’autres systèmes dans leurs propres systèmes d’information. Elles ont peut-être élargi leur activité à l'étranger et laissé les équipes locales déterminer la stratégie informatique sans une collaboration active ou un contrôle efficace des investissements informatiques locaux. Dans de nombreux cas, cela a conduit à des redondances applicatives. D’autre part, l'utilisation croissante des nouvelles applications cloud a créé des silos d'information, rendant les systèmes informatiques encore plus opaques.

En conséquence, les coûts informatiques sont montés en flèche et la plupart des départements informatiques manquent aujourd’hui de la flexibilité nécessaire pour développer les nouvelles applications demandées par les métiers.

Pour optimiser les systèmes d’information, les responsables informatiques doivent essayer de réduire la complexité et rationaliser leurs ressources informatiques. Une méthode consiste d'abord à faire l'inventaire, puis évaluer les ressources informatiques, pour être finalement en mesure de transformer le portefeuille IT.

Concentrons-nous dans un premier temps sur la première partie, qui consiste à faire l’inventaire de ses ressources informatiques :

Étape 1 : Définir les critères d'évaluation pertinents

La première étape consiste à définir des critères d'évaluation pertinents avant même de réaliser l’inventaire applicatif. Cette étape est fondamentale car elle permet d’économiser du temps et des ressources en définissant dès le début les objectifs de l’inventaire. Une application peut en effet être définie à travers plusieurs paramètres tels que les coûts, les cycles de vie, les technologies logicielles sous-jacentes, la couverture fonctionnelle ou les risques, mais parmi ces paramètres seuls les coûts et les cycles de vie, par exemple, peuvent intéresser un département informatique pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Étape 2: Recenser les ressources IT de manière décentralisée

La deuxième étape consiste à recenser les ressources informatiques de manière décentralisée en utilisant une approche collaborative. Cette approche, notamment pour le travail de collecte des données d'application, a pour bénéfice d’impliquer les différentes personnes impliquées- les responsables d'applications et les responsables métier – et d’obtenir des informations précises et à jour. Les responsables de portefeuille IT ont ainsi tous les éléments qui leur permettent de mieux évaluer les ressources informatiques. La meilleure façon d’atteindre cet objectif est de définir des flux d’échanges collaboratifs qui permettent aux responsables de portefeuille applicatifs, aux responsables d'applications et aux responsables métier de communiquer entre eux et de planifier les tâches nécessaires au recensement des applications.

Étape 3: Stocker les données dans un référentiel centralisé

La troisième étape consiste à faire en sorte que les informations sur les applications sont stockées et consolidées dans un seul et unique référentiel centralisé, qui servira de version de référence. Pour y parvenir, il s’agit d'utiliser une base de données commune, partageant les mêmes objets entre utilisateurs - y compris ceux qui sont géographiquement éloignés. L’avantage d’un référentiel commun est qu’il ne se limite pas seulement aux objets de gestion de portefeuille IT, mais peut également contenir des objets de nature différente, tels que des éléments de risque ou d’architecture. Tout ceci permet d’étayer encore plus les informations lors de la prise de décision.

Étape 4 : Partager l'état de votre portefeuille IT grâce à des rapports personnalisés

La quatrième étape consiste à créer des rapports sur l'état du portefeuille IT et de les partager avec les équipes métier afin d’améliorer la prise de décision et faciliter le changement. Par exemple, les responsables IT peuvent générer des rapports sur les coûts des applications, les cycles de vie (utilisant des diagrammes de Gantt) ou des rapports de dépendance vis-à-vis des fournisseurs.

Pour en savoir plus sur l’inventaire du portefeuille IT, je vous invite à télécharger notre ebook « 4 étapes pour apporter de la visibilité sur vos ressources informatiques ».

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Ces mêmes entreprises sont peut-être passées par plusieurs fusions et acquisitions, et ont dû intégrer d’autres systèmes dans leurs propres systèmes d’information. Elles ont peut-être élargi leur activité à l'étranger et laissé les équipes locales déterminer la stratégie informatique sans une collaboration active ou un contrôle efficace des investissements informatiques locaux. Dans de nombreux cas, cela a conduit à des redondances applicatives. D’autre part, l'utilisation croissante des nouvelles applications cloud a créé des silos d'information, rendant les systèmes informatiques encore plus opaques.

En conséquence, les coûts informatiques sont montés en flèche et la plupart des départements informatiques manquent aujourd’hui de la flexibilité nécessaire pour développer les nouvelles applications demandées par les métiers.

Pour optimiser les systèmes d’information, les responsables informatiques doivent essayer de réduire la complexité et rationaliser leurs ressources informatiques. Une méthode consiste d'abord à faire l'inventaire, puis évaluer les ressources informatiques, pour être finalement en mesure de transformer le portefeuille IT.

Concentrons-nous dans un premier temps sur la première partie, qui consiste à faire l’inventaire de ses ressources informatiques :

Étape 1 : Définir les critères d'évaluation pertinents

La première étape consiste à définir des critères d'évaluation pertinents avant même de réaliser l’inventaire applicatif. Cette étape est fondamentale car elle permet d’économiser du temps et des ressources en définissant dès le début les objectifs de l’inventaire. Une application peut en effet être définie à travers plusieurs paramètres tels que les coûts, les cycles de vie, les technologies logicielles sous-jacentes, la couverture fonctionnelle ou les risques, mais parmi ces paramètres seuls les coûts et les cycles de vie, par exemple, peuvent intéresser un département informatique pour répondre à leurs besoins spécifiques.

Étape 2: Recenser les ressources IT de manière décentralisée

La deuxième étape consiste à recenser les ressources informatiques de manière décentralisée en utilisant une approche collaborative. Cette approche, notamment pour le travail de collecte des données d'application, a pour bénéfice d’impliquer les différentes personnes impliquées- les responsables d'applications et les responsables métier – et d’obtenir des informations précises et à jour. Les responsables de portefeuille IT ont ainsi tous les éléments qui leur permettent de mieux évaluer les ressources informatiques. La meilleure façon d’atteindre cet objectif est de définir des flux d’échanges collaboratifs qui permettent aux responsables de portefeuille applicatifs, aux responsables d'applications et aux responsables métier de communiquer entre eux et de planifier les tâches nécessaires au recensement des applications.

Étape 3: Stocker les données dans un référentiel centralisé

La troisième étape consiste à faire en sorte que les informations sur les applications sont stockées et consolidées dans un seul et unique référentiel centralisé, qui servira de version de référence. Pour y parvenir, il s’agit d'utiliser une base de données commune, partageant les mêmes objets entre utilisateurs - y compris ceux qui sont géographiquement éloignés. L’avantage d’un référentiel commun est qu’il ne se limite pas seulement aux objets de gestion de portefeuille IT, mais peut également contenir des objets de nature différente, tels que des éléments de risque ou d’architecture. Tout ceci permet d’étayer encore plus les informations lors de la prise de décision.

Étape 4 : Partager l'état de votre portefeuille IT grâce à des rapports personnalisés

La quatrième étape consiste à créer des rapports sur l'état du portefeuille IT et de les partager avec les équipes métier afin d’améliorer la prise de décision et faciliter le changement. Par exemple, les responsables IT peuvent générer des rapports sur les coûts des applications, les cycles de vie (utilisant des diagrammes de Gantt) ou des rapports de dépendance vis-à-vis des fournisseurs.

Pour en savoir plus sur l’inventaire du portefeuille IT, je vous invite à télécharger notre ebook « 4 étapes pour apporter de la visibilité sur vos ressources informatiques ».